ALOS optimiert Workflow bei der Deutschen Post Customer Service Center GmbH

ALOS GmbH implementiert OCR for AnyDoc bei strategischem Partner Williams Lea

(PresseBox) (Köln, ) Die ALOS GmbH, beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen mit Sitz in Köln, gewährleistet durch die Kombination produktiver Scanner Hardware in Verbindung mit leistungsstarker Software eine zeitnahe Erfassung von Dokumenten und Daten zur nachfolgenden Bearbeitung im CRM-System der Deutsche Post Customer Service Center GmbH (DP CSC).

Die gesamte Postbearbeitung liegt dort in den Händen des Outsourcing-Spezialisten Williams Lea, der gleichzeitig in die Gestaltung und Prozessoptimierung der Postbearbeitung eingebunden ist.

Ziel des gemeinsamen Projektes mit der ALOS GmbH war die Realisierung einer effizienten und individuell zugeschnittenen Workflow-Lösung: Um zukünftig alle Dokumente vom Kunden in elektronischer Form von Anfang an im direkten Zugriff zu haben, werden alle nicht elektronischen Dokumente gescannt und digitalisiert. Im weiteren Verlauf werden diese digitalisierten Unterlagen über ein elektronisches Erkennungsverfahren ausgewertet, klassifiziert, sortiert und die Daten in das nachgelagerte System übernommen.

OCR for AnyDoc als Schlüssel zum Erfolg

Die ALOS GmbH, mit über 50jähriger Erfahrung in der Konzeption von Erfassungslösungen zur Bereitstellung von Dokumenten und Content, lieferte das Kernstück der Lösung: OCR for AnyDoc, eine leistungsfähige Software zur fehlerresistenten und zeitnahen Datenerfassung.

Die bisherige manuelle Erfassung von Rücksendungen, Beschwerden und Nachnahme-Buchungen erwies sich als überaus fehleranfällig: Bis zu 25 Felder aus den Schadensmeldeformularen mussten per Hand in das System übertragen werden. Das gemeinsam mit Williams Lea entwickelte Konzept brachte die Lösung: Die elektronische Postbearbeitung durch Williams Lea garantiert die schnelle und korrekte Erfassung aller erforderlichen Daten.

Geringe Fehlerquote trotz großen Posteinganges

Insgesamt nimmt die Williams-Lea-Poststelle im Hamburger Service Center täglich rund 3000 - 5000 Sendungen per Brief, Fax und Email entgegen. Etwa 1000 Anschreiben betreffen die Verlustverfolgung der Nachnahmen entweder in Form von Schadensmeldungen oder diesbezüglichem Schriftwechsel. Diese Dokumente werden mit einem Patch- und Barcode versehen, anschließend in Stapeln gescannt und in ein digitales Bildformat umgewandelt. Die Böwe Bell+Howell-Scanner sind dabei in der Lage, verschiedene Papierstrukturen zu berücksichtigen. Über die Auto-ID-Funktion erkennt OCR for AnyDoc außerdem jeden Dokumententyp und kann diesen entsprechend zuweisen, sogar bei formlosen Dokumenten. Nach der Erfassung der relevanten Daten erfolgt die Indizierung auf die genannten Daten wie Gutschriftskonto, Empfänger, Absender sowie Betrag. Entsprechend individuell hinterlegter Geschäftsregeln lassen sich die ausgelesenen Daten nun zusätzlich automatisch überprüfen und der Vorgabe entsprechend weiterleiten, ergänzen oder löschen.

"Die Ergebnisse, die wir bei DP CSC gemeinsam mit Williams Lea erreicht haben, stimmen uns sehr zufrieden. Dies belegt, dass durch eine strategische, allumfassende Neustrukturierung des Posteinganges mit intelligenter Soft- und leistungsfähiger Hardware der Workflow optimiert wird und eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden kann", sagt Norman Hübner, verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit bei ALOS.

ALOS GmbH

Die ALOS GmbH mit Sitz in Köln ist ein beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokument-Management-Lösungen und beschäftigt 80 Mitarbeiter. Hochspezialisierte Software sowie ein umfangreiches Angebot spezieller Scanner-Hardware und Speichersysteme gehören zum Vertriebsportfolio. Die Kernkompetenz des 50jährigen Unternehmens liegt in der Planung und Einführung von Softwaretechnologien zur Erfassung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und Content. Eine Optimierung und Unterstützung organisatorischer Prozesse erzielt ALOS mit dem Konzept einer einheitlichen Informationsplattform, auf die standortübergreifend und jederzeit zugegriffen werden kann. Komplettlösungen für Business-Process-Management realisiert das Unternehmen im Posteingang und Rechnungswesen sowie mit vorgangsunterstützenden Workflow-Prozessen. Zertifizierte Kompetenzteams für Projektmanagement, Anwendungsentwicklung, Soft- und Hardware-Support sowie technischen Vor-Ort-Service bieten dem Kunden eine umfassende Betreuung.

ALOS weist Referenzen in verschiedenen Branchen auf, unter anderem in Handel, Industrie, bei Geldinstituten, Versicherungen, Logistikunternehmen, IT- und Scann-Dienstleistern sowie Verbänden und Organisationen.

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