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ALOS-Technologien unterstützen Scann- und Archivabteilung der Praunheimer Werkstätten gGmbH

Zahlreiche DMS- und Imaging-Komponenten kamen zum Einsatz/ Einfach zu bedienende Lösungen verhelfen behinderten Mitarbeitern zu einem weitgehend selbstbestimmten und eigenverantwortlichen Leben

(PresseBox) (Köln, 25.11.2008) Dokumenten-Management- und Imaging-Komponenten von ALOS bilden die Basis für 20 Beschäftigte in der Scann- und Archivierungsabteilung der Praunheimer Werkstätten. Die gemeinnützige Gesellschaft mit Einzugsgebiet der Stadt Frankfurt und dem östlichen Main-Taunus-Kreis vertraute bei der Einrichtung ihrer Arbeitsplätze auf die Beratungs- und Projektkompetenz von ALOS sowie deren Erfahrungen bei der Ausstattung von Behindertenwerkstätten mit technischer Infrastruktur. Zum Einsatz kommen die Produkte Docuware, OCR for AnyDoc sowie verschiedene Scannertypen der Marken Böwe Bell+Howell, Panasonic und Fujitsu. Bis zu 10.000 Belege werden hier täglich verarbeitet. Wichtigstes Kriterium bei der Auswahl der benötigten Soft- und Hardware war die Bedienerfreundlichkeit. Die Praunheimer Werkstätten beschäftigen sowohl geistig und körperlich behinderte Menschen und ermöglichen diesen durch den qualifizierten Arbeitsplatz ein weitgehend eigenverantwortliches und selbstbestimmtes Leben. Voraussetzung hierfür sind leistungsstarke und gleichzeitig behindertengerechte Scann- und PC-Arbeitsplätze, die mit der Ausstattung durch die ALOS GmbH heute auf höchstem technischem Niveau sind. "Die Handhabung muss einfach und leicht nachvollziehbar sein, daher arbeiten wir mit Software-Lösungen, bei denen die Arbeitsprozesse weitgehend automatisiert ablaufen", erläutert Berthold Rupperti, Gruppenleiter der Abteilung. Diese Anforderung trifft vor allem auf das Dokumenten-Management-System DocuWare zu, welches sich im Einsatz bereits sehr bewährt hat. Zusätzlich ein ausschlaggebender Punkt war das Preis-Leistungsverhältnis in Bezug auf Anschaffung sowie den zu erwartenden Wartungsaufwand - auch hier schnürte ALOS ein überzeugendes Angebotspaket.

Das einzuscannende Beleggut umfasst die gesamte mögliche Palette an Belegarten. Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Reisekostenabrechnungen, Rechnungen und Quittungen sowie vieles mehr. Das Digitalisieren sowie die Indexierung und Nachbearbeitung erfolgt mit DocuWare. Gescannt wird mit Hochleistungs-Scannern von Böwe Bell+Howell sowie zusätzlichen Flachbett-Modellen. Auch diese entsprechen dem Kriterium der einfachen Bedienbarkeit. Abgearbeitet werden die Belege per Stapelverarbeitung. In diesem Prozess werden sowohl unterschiedliche Papierformate sowie auch qualitativ unterschiedliche Dokumente verarbeitet. Auch Farb- und Schwarz-weiß-Belege kommen gemischt auf die Scanner: "Das erspart das aufwändige sowie für die Mitarbeiter eventuell schwierige Vorsortieren", erläutert Rupperti. Optimale Scannergebnisse liefert zusätzlich die Software Kofax VirtualReScan (VRS), welche in DocuWare integriert wurde und mangelhafte Bilder sofort im Verarbeitungsprozess korrigiert.

OCR for AnyDoc kommt zum Einsatz, wenn aus den Belegen Daten erfasst werden sollen. Dies geschieht mit höchster Qualität und automatischer Überprüfung der erfassten Daten durch das System. Von großem Vorteil ist, dass die ausgelesenen Daten direkt in die Zielsysteme der Kunden eingespielt werden und dort direkt weiter verarbeitet werden können. Hierzu ist vor allem eine Schnittstelle zu SAP wichtig.

Auftraggeber der Scann- und Archivierungsabteilung sind Banken, Versicherungen und große Organisationen im Großraum Frankfurt. Da deren Aufträge und Anforderungsprofile auch schon mal kurzfristge Anpassungen erfordern, vertrauen die Praunheimer Werkstätten auch in diesem Punkt auf die Experten von ALOS. "So sind wir in der Lage, praktisch jeden Auftrag in diesem Bereich anzunehmen", so Rupperti. Die Kunden unterstützten mit der Beauftragung der Praunheimer Werkstätten nicht nur ein sozial anerkanntes Projekt, sondern profitieren auch von finanziellen Vorteilen: Hierzu gehören ein reduzierter Mehrwertsteuersatz sowie die Verrechung der Ausgleichsabgabe. Hannelore Wegener, die für das Marketing und als Ansprechpartnerin für das Dienstleistungsangebot zuständig ist: "Unsere Stärke liegt in der Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Die Beschäftigten sind stolz auf ihre Leistung. Wir sind froh, ihnen mit den Lösungen von ALOS die Voraussetzungen für eine solche Chance bieten zu können."

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Über die ALOS GmbH

Die ALOS GmbH ist mit 80 Mitarbeitern ein bedeutendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokument-Management-Lösungen. Die Kernkompetenz des Kölner Unternehmens liegt in der Planung und Einführung von Softwaretechnologien zur Erfassung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und Content. Eine Optimierung und Unterstützung organisatorischer Prozesse erzielt ALOS mit dem Konzept einer einheitlichen Informationsplattform, auf die standortübergreifend und jederzeit zugegriffen werden kann. Komplettlösungen für Business-Process-Management realisiert das Unternehmen im Posteingang und Rechnungswesen sowie mit vorgangsunterstützenden Workflow-Prozessen. Zertifizierte Kompetenzteams von ALOS bieten umfassende Services für Kunden, wie etwa ein autorisierter, bundesweit agierender Vor-Ort-Service.

Referenzen besitzt ALOS unter anderem in Handel, Industrie, bei Geldinstituten, Versicherungen, Logistikunternehmen, IT- und Scann-Dienstleistern sowie Verbänden und Organisationen. Das Systemhaus feiert 2008 sein 50-jähriges Bestehen.