Die Einhaltung gesetzlicher Auflagen bei der Archivierung von elektronischen Dokumenten ist ein Thema von wachsender Bedeutung. Jedoch sind die Unterschiede im Vergleich zu papierbasierten Prozessen bei weitem nicht so gross, wie sie in der allgemeinen Diskussion rund um das Thema Compliance dargestellt werden. Das ist das Fazit einer gemeinsamen Informationsveranstaltung von Adobe Systems, EMC und dem Beratungsunternehmen Zoeller & Partner, die heute im Rahmen der IT-Fachmesse Systems 2005 in Muenchen stattfand.
"Compliance ist ein wichtiges Thema", betont Bernhard Zoeller, Geschaeftsfuehrer von Zoeller & Partner. "Die angstbehaftete Diskussion und der daraus entstandene Hype lassen die Herausforderungen fuer Unternehmen jedoch groesser erscheinen als sie in Wirklichkeit sind." Zoeller sieht einen der Hauptgruende darin, dass in der oeffentlichen Diskussion der falsche Eindruck entstuende, alle elektronischen Dokumente seien unsicher. "Die IT muss die Aufgabe einer alten Berufsgruppe uebernehmen - die der Archivare fuer geschaeftskritische Informationen", so Zoeller. "Was sie schon seit Jahren fuer die Finanzbuchhaltung und andere geschaeftskritische Systeme erfuellt hat - naemlich die Schaffung ordnungsgemaesser Infrastrukturen und Ablagesysteme - muss sie nun auch fuer eine wachsende Vielfalt elektronischer Dokumente und Unterlagen tun. Dazu hat sie zwei zentrale Herausforderungen zu loesen: Erstens geht es um die Sicherheit und Zuverlaessigkeit jedes einzelnen elektronischen Dokuments, zweitens um deren fristgerechte und ordnungsgemaesse elektronische Archivierung."
Elektronische Signatur und zertifizierte Dokumente im Zentrum
Peter Koerner, Senior Business Development Manager Enterprise bei Adobe Systems ergaenzt: "Im Zuge der Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte stehen Organisationen vor der Aufgabe, Vertrauen in die Authentizitaet und Sicherheit elektronischer Dokumente aufzubauen - bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern." Koerner sieht Unternehmen wie Adobe hier in der Verantwortung, diesen Vertrauensaufbau mit entsprechenden Technologien zu unterstuetzen. Im Zentrum stehen dabei Loesungen, die Prozesse mit elektronischen Dokumenten sicher und nachvollziehbar gestalten und diese auch richtlinienkonform dokumentieren. Eine wichtige Komponente dafuer sei laut Koerner die elektronische Signatur. "Dieser Tage wurde vom BSI die erste qualifizierte Signaturloesung fuer PDF zertifiziert, die auf dem Einsatz des frei verfuegbaren Adobe Reader als Client-Software basiert", so Koerner. Wenn diese Zertifizierung auch generell fuer die zugrunde liegende Signaturkomponente von OPENLiMiT Signcubes sowie fuer die Gesamtloesung mit dem Adobe Reader und Adobe Acrobat abgeschlossen sei, werde ein entscheidender Schritt zur Erfuellung gesetzlicher Rahmenbedingungen geleistet. "Dann gibt es keine Unterschiede mehr zum Papierdokument. Von der Optik ueber die Inhalte bis zur handschriftlichen Unterzeichnung - alles wird den Richtlinien entsprechend digital abbildbar und archivierbar sein."
Informations-Management als strategische Komponente
Neben dem Dokument selbst stehen die Sicherheit und ordnungsgemaesse Archivierung im Mittelpunkt der Compliance-Diskussion. "Die zentrale Frage ist doch, wer wann und wie lange auf welche Dokumente zugreifen darf", sagt Lothar Haenle, Director Marketing Central & Eastern Europe EMC Software Group, Content Management Software. "Um diese Frage zu beantworten muessen sich Organisationen darueber Gedanken machen, was mit dem Dokument innerhalb der Prozesse geschieht und wie nach der Speicherung das elektronische Archiv geschuetzt werden kann. Denn das hat einen unmittelbaren Einfluss auf die gesamte Strategie fuer das Management von Informationen." Haenle hob in diesem Zusammenhang die besondere Bedeutung von Content- und Email-Management, sowie Loesungen fuer Backup und Recovery hervor. Wichtige Aspekte bei der Archivierung seien zudem die Regelung von Zugriffsrechten, der Schutz vor Manipulation sowie die Einhaltung von Fristen bei der Vernichtung elektronischer Dokumente.
"Wir waeren einen grossen Schritt weiter, wenn nicht nur die Verstoesse gegen gesetzliche Rahmenbedingungen in den Mittelpunkt der Diskussion gestellt wuerden", schloss Koerner die Diskussionsrunde. "Vielmehr geht es doch darum, praktikable Loesungen darzustellen. Wir wollen die Chancen verdeutlichen, die sich fuer Organisationen ergeben, wenn sie ihre Prozesse auf Basis von elektronischen Dokumenten abbilden. Dazu zaehle ich vor allem eine erhoehte Sicherheit, Einsparungspotenziale durch Effizienzsteigerung und natuerlich die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien."
Ueber EMC
Die EMC Corporation (NYSE: EMC) mit Hauptsitz in Hopkinton, Massachusetts (USA), entwickelt und vertreibt Produkte, Services und Komplettloesungen fuer die Speicherung und das Management von Informationen. Damit koennen saemtliche Daten effizient verwaltet, geschuetzt und innerhalb einer Organisation bedarfsgerecht verteilt werden. Unternehmen aller Groessen sind so in der Lage, jederzeit den maximalen Wert aus ihren Informationen zu ziehen (www.emc2.de).
Ueber Zoeller & Partner
Die Zoeller & Partner GmbH bietet Management- und Technologie-Beratung, spezialisiert auf die Themen Dokumenten-Management, Content-Management und Workflow (www.zoeller.de).
"Compliance ist ein wichtiges Thema", betont Bernhard Zoeller, Geschaeftsfuehrer von Zoeller & Partner. "Die angstbehaftete Diskussion und der daraus entstandene Hype lassen die Herausforderungen fuer Unternehmen jedoch groesser erscheinen als sie in Wirklichkeit sind." Zoeller sieht einen der Hauptgruende darin, dass in der oeffentlichen Diskussion der falsche Eindruck entstuende, alle elektronischen Dokumente seien unsicher. "Die IT muss die Aufgabe einer alten Berufsgruppe uebernehmen - die der Archivare fuer geschaeftskritische Informationen", so Zoeller. "Was sie schon seit Jahren fuer die Finanzbuchhaltung und andere geschaeftskritische Systeme erfuellt hat - naemlich die Schaffung ordnungsgemaesser Infrastrukturen und Ablagesysteme - muss sie nun auch fuer eine wachsende Vielfalt elektronischer Dokumente und Unterlagen tun. Dazu hat sie zwei zentrale Herausforderungen zu loesen: Erstens geht es um die Sicherheit und Zuverlaessigkeit jedes einzelnen elektronischen Dokuments, zweitens um deren fristgerechte und ordnungsgemaesse elektronische Archivierung."
Elektronische Signatur und zertifizierte Dokumente im Zentrum
Peter Koerner, Senior Business Development Manager Enterprise bei Adobe Systems ergaenzt: "Im Zuge der Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte stehen Organisationen vor der Aufgabe, Vertrauen in die Authentizitaet und Sicherheit elektronischer Dokumente aufzubauen - bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern." Koerner sieht Unternehmen wie Adobe hier in der Verantwortung, diesen Vertrauensaufbau mit entsprechenden Technologien zu unterstuetzen. Im Zentrum stehen dabei Loesungen, die Prozesse mit elektronischen Dokumenten sicher und nachvollziehbar gestalten und diese auch richtlinienkonform dokumentieren. Eine wichtige Komponente dafuer sei laut Koerner die elektronische Signatur. "Dieser Tage wurde vom BSI die erste qualifizierte Signaturloesung fuer PDF zertifiziert, die auf dem Einsatz des frei verfuegbaren Adobe Reader als Client-Software basiert", so Koerner. Wenn diese Zertifizierung auch generell fuer die zugrunde liegende Signaturkomponente von OPENLiMiT Signcubes sowie fuer die Gesamtloesung mit dem Adobe Reader und Adobe Acrobat abgeschlossen sei, werde ein entscheidender Schritt zur Erfuellung gesetzlicher Rahmenbedingungen geleistet. "Dann gibt es keine Unterschiede mehr zum Papierdokument. Von der Optik ueber die Inhalte bis zur handschriftlichen Unterzeichnung - alles wird den Richtlinien entsprechend digital abbildbar und archivierbar sein."
Informations-Management als strategische Komponente
Neben dem Dokument selbst stehen die Sicherheit und ordnungsgemaesse Archivierung im Mittelpunkt der Compliance-Diskussion. "Die zentrale Frage ist doch, wer wann und wie lange auf welche Dokumente zugreifen darf", sagt Lothar Haenle, Director Marketing Central & Eastern Europe EMC Software Group, Content Management Software. "Um diese Frage zu beantworten muessen sich Organisationen darueber Gedanken machen, was mit dem Dokument innerhalb der Prozesse geschieht und wie nach der Speicherung das elektronische Archiv geschuetzt werden kann. Denn das hat einen unmittelbaren Einfluss auf die gesamte Strategie fuer das Management von Informationen." Haenle hob in diesem Zusammenhang die besondere Bedeutung von Content- und Email-Management, sowie Loesungen fuer Backup und Recovery hervor. Wichtige Aspekte bei der Archivierung seien zudem die Regelung von Zugriffsrechten, der Schutz vor Manipulation sowie die Einhaltung von Fristen bei der Vernichtung elektronischer Dokumente.
"Wir waeren einen grossen Schritt weiter, wenn nicht nur die Verstoesse gegen gesetzliche Rahmenbedingungen in den Mittelpunkt der Diskussion gestellt wuerden", schloss Koerner die Diskussionsrunde. "Vielmehr geht es doch darum, praktikable Loesungen darzustellen. Wir wollen die Chancen verdeutlichen, die sich fuer Organisationen ergeben, wenn sie ihre Prozesse auf Basis von elektronischen Dokumenten abbilden. Dazu zaehle ich vor allem eine erhoehte Sicherheit, Einsparungspotenziale durch Effizienzsteigerung und natuerlich die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien."
Ueber EMC
Die EMC Corporation (NYSE: EMC) mit Hauptsitz in Hopkinton, Massachusetts (USA), entwickelt und vertreibt Produkte, Services und Komplettloesungen fuer die Speicherung und das Management von Informationen. Damit koennen saemtliche Daten effizient verwaltet, geschuetzt und innerhalb einer Organisation bedarfsgerecht verteilt werden. Unternehmen aller Groessen sind so in der Lage, jederzeit den maximalen Wert aus ihren Informationen zu ziehen (www.emc2.de).
Ueber Zoeller & Partner
Die Zoeller & Partner GmbH bietet Management- und Technologie-Beratung, spezialisiert auf die Themen Dokumenten-Management, Content-Management und Workflow (www.zoeller.de).
