Besser und schneller informiert mit accantum

(PresseBox) (Rosenheim, ) Den Verwaltungsaufwand rasch und effektiv verringern, Kosten sparen und den Informationsfluss verbessern. Für viele Unternehmen ist die webbasierte Archivlösung Accantum ein wertvolles Instrument zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.

Mit geringem Investitionsaufwand möglichst viele Kosten sparen. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ein besonders begehrter Effekt. Ein Bereich, der von vielen Unternehmen noch wenig beachtet und in seiner potenziellen Wertschöpfung sehr unterschätzt wird, ist die digitale Archivierung. Zwar wird bereits mehr als die Hälfte aller Informationen elektronisch abgespeichert, aber oft mangelt es noch an einem leistungsfähigen Dokumenten-Management-System. Die Recherche in Aktenordnern ist, wie man sich unschwer vorstellen kann, nicht nur überholt, sondern in Zeiten des Internets extrem unwirtschaftlich. Selbst einfache Recherchevorgänge und Ordnungsmaßnahmen verursachen enormen Arbeitsaufwand und verzögern den Workflow im Unternehmen. Auf lange Sicht werden hier Ressourcen verschwendet und enorme Kosten generiert. Accantum liefert dafür eine erstaunlich einfache und effiziente Lösung. Accantum ist eine webbasierte Archivierungs- und Dokumenten Management Lösung. In wenigen Arbeitsschritten werden beliebige Dokumente wie zum Beispiel Emails, Papiere, Pläne und vieles mehr über das Web in einem zentralen Datenpool nach Art, Größe und Format abgelegt und sind dort weltweit nur mittels eines Browsers abrufbar. In der Unternehmenszentrale ist der Server, auf dem alle Dokumente gespeichert sind. Jeder Mitarbeiter kann unabhängig von einem beliebigen Standort über das Web auf die Informationen zugreifen bzw. seine Dokumente im Archiv an entsprechenden Stellen ablegen oder auch aktualisieren. Dieses im Prinzip einfache und effiziente System bietet viele Vorteile. Via Internet können Dokumente mittels Scan, Fax oder Upload in das zentrale Archiv gestellt werden. Alle Daten werden zentral gepflegt und bieten so maximale Aktualität. Der direkte Zugriff auf alle relevanten Informationsbereiche schafft die Voraussetzung, dass zum Beispiel Kundenanfragen schnell und präzise beantwortet werden können. Für den Außendienst und alle Mitarbeiter, die viel mobil sein müssen, ideal: beliebig Datenbestände können samt Suchmaschine und Viewer auf ein Verzeichnis ausgelagert und völlig unabhängig bearbeitet werden. Flexibilität ist eine besondere Stärke von Accantum. So ist die Einbindung von Daten und Dokumenten aus Drittsystemen leicht zu realisieren. Accantum bietet spezielle Schnittstellen und Webservices an, mit denen Dokumente aus fast allen Applikationen wie etwa Microsoft Office in wenigen Arbeitsschritten archiviert werden können. Verwechslungen und Fehleinschätzungen bei der täglichen Arbeit werden auf ein Minimum reduziert. So können zum Beispiel Dokumente in verschiedenen Versionen abgespeichert werden, damit derart verschiedene Versionen und Arbeitsvorgänge nachvollziehbar sind. Überdies lassen sich Dokumente innerhalb eines konkreten Projekts miteinander verlinken, damit jedes Dokument in einer bestimmten Version nur einmal vorliegt und damit Arbeitsaufwand reduziert wird. Außerdem kann jedes Dokument wie in der guten alten Papierform mit einem Stempel versehen werden. Nur dass dieser Stempel in der Accantum Anwendung elektronisch ist, trotz dem aber unveränderbar bleibt.

Accantum liefert die Informationen für besseren Kundenservice

Die außergewöhnliche Leistungsfähigkeit von Accantum zeigt sich ganz besonders bei der Dokumentenrecherche. Basis ist eine leistungsstarke Datenbanktechnologie mit integrierter Volltextrecherche. Damit ist es möglich, an fast jedem Ort beliebige Suchanfragen durchzuführen. Was die Suche zusätzlich erleichtert, das ist die Tatsache, dass Accantum gewohnte Verwaltungsstrukturen nachbildet und so die Umstellung auf das moderne Archivierungssystem besonders leicht fällt. Egal ob es die Kundennummer, Rechnungs- oder Bestellnummer oder Lieferant oder Rechnungsbetrag ist, mit Accantum kommt man schnell und einfach zu den gesuchten Dokumenten. Auch mit externen Suchmaschinen oder direkt im Internet Explorer kann im Accantum Archivierungssystem recherchiert werden. Emails können nach individuellen Parametern gespeichert und recherchiert werden. Accantum integriert sich per Plugin, damit Emails direkt aus Outlook heraus archiviert werden können.

Dass Accantum an gängige ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics NAV und viele andere angebunden werden kann, ist für ein derart leistungsfähiges Archivierungssystem fast selbstverständlich. Besonders signifikant werden die Vorteile der elektronischen Archivierung bei CRM-Anwendungen, wenn in Sekundenschnelle komplette kundenrelevante Geschäftsvorgänge mit allen Hinweisen und Notizen aufgezeigt werden. Ein klarer Pluspunkt beim Dialog mit Kunden.

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