Zeiterfassung goes mobile

(PresseBox) (München, ) Schon lange vorbei sind die Zeiten, als sich die Funktionalität von Stempeluhren auf den Druck von Uhrzeiten auf speziell dafür gefertigte Pappkarten beschränkte. Nachdem die edle Mechanik in äußerlich umso tristeren Gehäusen Ihren Dienst getan hatte, mussten die Stempeldaten manuell addiert und an die Personalverwaltung zur Auszahlung oder zum Übertrag auf den neuen Monat übergeben werden.

Wie in vielen Bereichen kam mit Einführung der EDV der erste große Innovationsschub auch in der Zeiterfassung. Ab diesem Zeitpunkt wurden anrechenbare Arbeitszeiten anhand der "Stempel"- daten automatisch ermittelt, die relevanten Werte an komfortable Softwareprodukte übergeben und umfangreiche Auswertungen ermöglicht. Seit der Entwicklung der ersten mikroprozessorgesteuerten Erfassungsgeräte durch die - damals noch als Benzing Zeit + Daten GmbH firmierende - Kaba GmbH um 1975 wurden die Systeme in ihrer Funktionalität immer wieder erweitert: Neuere System erlauben die Identifikation des Benutzers anhand von Fingerabdruck-Sensoren oder Iris-Scannern, den Anschluss von Geräten zur Zutrittskontrolle sowie das Importieren von Maschinen- und Betriebsdaten in die Auswertungssoftware.

Eine Entwicklung haben aber viele der traditionellen Firmen lange Zeit verschlafen: Arbeitsplätze werden mobiler, die Zeit der klassischen Werkstore mit herein- und wieder herausströmenden Menschenmassen sind kaum noch zu finden. Dafür werden die Einsatzorte vielfältiger, die Unternehmensstrukturen differenzierter und die Arbeitszeiten flexibler. Wie sich auch auf der Messe Personal 2009 in München wieder gezeigt hat, versuchen einige der klassischen Anbieter im Bereich der Zeiterfassung durch zusätzliche Module die Funktionalität ihrer Systeme auch in die Richtung zu erweitern, eine standortunabhängige Erfassung zu ermöglichen. Daneben gibt es eine Reihe von jüngeren Anbietern, die u. a. auf der Basis von sogenannten Smartphones technisch ausgeklügelte Lösungen anbieten, oftmals aber Schwächen seitens des Frontends, also der Software zur Beauskunftung der Daten aufweisen. Hier steht häufig die reine Zeiterfassung im Vordergrund, und Aspekte der Dienstplanung sowie der Bewertung von Arbeitszeiten, die im Rahmen von Rufbereitschaften oder Bereitschaftsdiensten erbracht werden, bleiben unberücksichtigt.

Die AB-Soft GmbH in München (www.ab-soft.de) ist bestrebt, diese Lücke zu füllen. Alle derzeit angebotenen Erfassungsterminals verfügen über ein Mobilfunkmodem, so dass sie standortunabhängig im gesamten Mobilfunknetz eingesetzt werden können. Und auch bei dem Einsatz an festen Standorten hat diese Form der Datenübertragung Vorteile gegenüber kabelgebundenen Systemen:

Die Zeiterfassung erfolgt unabhängig von der bestehenden DV-Verkabelung und Abstimmungen mit den Verantwortlichen der übrigen IT-Landschaft sind nicht erforderlich. Und nur dort, wo absolut kein Mobilfunkempfang möglich ist, kann auf die ebenfalls integrierte Netzwerk-Schnittstelle zurückgegriffen werden.

Wem das nicht reicht, der kann die Arbeitszeit auch mittels Telefon erfassen. Hier werden sowohl Mobilfunk- als auch Festnetztelefone unterstützt. Für die Übertragung der mittels Telefon erfassten Daten fallen, auf Grund des gewählten Übertragungsweges, keine zusätzlichen Kosten an, so dass Mitarbeiter nach Absprache auch ihre privaten Geräte nutzen können, um Arbeits- und Pausenzeiten zu erfassen.

Mobilisierung der Zeiterfassung bedeutet jedoch noch wesentlich mehr, als nur die Erfassung von arbeitszeitrelevanten Daten auf standortunabhängiger Basis. Da die Daten auf zentralen Webservern gespeichert werden, ist eine Beauskunftung von jedem internetfähigen PC möglich. Die AB-Soft GmbH hat auch hier Wert darauf gelegt, ein möglichst hohes Maß an Flexibilität für ihre Kunden zu schaffen. So wird neben dem Internet Explorer von Microsoft auch der Firefox Browser unterstützt und damit eine betriebssystemübergreifende Möglichkeit zur Datenerfassung und -beauskunftung angeboten. Auch sprachgrenzenübergreifende Firmenstrukturen werden unterstützt: Die Bildschirmmasken und -dialoge lassen sich in beliebige Sprachen übersetzen, die benutzerspezifisch zugeordnet werden können: So hat jeder Anwender die Möglichkeit, alle enthaltenen Daten in der vertrauten Umgebung seiner Muttersprache zu bearbeiten.

Der besondere Ehrgeiz der Entwickler des Systems galt der Funktionalität der Software: Hier sollte es - obwohl webbasiert - möglichst zu keinen Einschränkungen gegenüber herkömmlichen Systemen zur Zeiterfassung kommen. So verfügt die Software AB-Arbeitszeit neben der Führung aller arbeitszeitrelevanten Daten über ein komfortables System zur Dienstplanung, einschließlich der Unterstützung von Schichten- und Rotationsmodellen sowie Planungshilfen wie Wochenschemata und dem Abgleich mit einer auf der Ebene von Qualifikationen frei zu definierenden Soll- Personalbesetzung zu beliebigen Tages- und Nachtzeiten. Über ein differenziertes System an Zugriffsbeschränkungen ist es möglich, nur Teile der Firmenstruktur zur Bearbeitung freizugeben, nur lesenden Zugriff zu gewähren oder ausschließlich die eigenen Arbeitszeit- und Dienstplandaten angezeigt zu bekommen - für alle, die über ein erlebnisreiches Wochenende vergessen haben, wie sie in der kommenden Woche zum Dienst eingeteilt sind.

Mit den genannten Innovationsschritten sind nunmehr auch die Arbeits- und Projektzeiterfassung im Zeitalter der standortunabhängigen Datenerfassung und -bearbeitung angekommen.

Weitere Informationen zum Personalzeiterfassungssystem der AB-Soft GmbH finden Sie unter: http://www.ab-soft.de/...

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