Die spanische Finanzbehörde hat die Invoice Management-Lösung aus der DOXiS4 iECM-Suite von SER „homologisiert“. Mit der Zertifizierung können spanische Unternehmen Eingangsrechnungen vollständig elektronisch bearbeiten. Papierbelege müssen beim Einsatz homologisierter Software nicht mehr aufbewahrt werden, sondern dürfen vernichtet werden. SER zeigt damit, dass DOXiS4 auch die im spanischen Recht verankerten strengsten Vorschriften innerhalb der EU erfüllt.
Bei der Homologisierung handelt es sich um eine gesetzliche Auflage des spanischen Finanzamtes, nach der alle Software-Komponenten, die in einem Digitalisierungsprozess von Rechnungen eingesetzt werden, nach bestimmten Vorgaben zertifiziert sein müssen. Nur dann ist der Kunde rechtlich in der Lage, seine Papierrechnungen nicht weiter aufbewahren zu müssen, sprich: er kann sie vernichten. Software-Hersteller, die ihre Produkte zertifizieren lassen möchten, müssen sich nach Antragstellung einem langwierigen Anerkennungsprozess durch unabhängige Gutachter unterziehen. Mit einer umfangreichen technischen Dokumentation muss vor allem nachgewiesen werden, dass der Scanprozess in sich derart geschlossen ist, dass eine Manipulation der Dokumentendaten ausgeschlossen werden kann und dass die digitalisierten Dokumente revisionssicher im angeschlossenen Repository aufbewahrt werden können. Dafür wird nicht nur jedes Dokument während des Digitalisierungsprozesses elektronisch überwacht und im Stapel signiert, sondern auch die Datenbank in einem weiteren Schritt geprüft und mit einer digitalen Unterschrift versehen.
Höchste Ansprüche an Scan- und Archivierungsprozesse erfüllt
Neben dem Scanprozess werden auch höchste Ansprüche an die elektronische Archivierung gestellt, die das DOXiS4 Archiv erfüllt. So sind nicht nur die Dokumente selbst unveränderbar aufzubewahren, sondern nach Abschluss der Buchungsperiode sind auch die beschreibenden Metadaten / Indexdaten durch digitale Signaturen vor Manipulationen zu schützen. Hierzu wird eine XML-Repräsentation aller Indexdaten der betroffenen Dokumente erzeugt und mit Zeitstempel qualifiziert signiert. Letztlich handelt es sich dabei um eine Abwandlung des Konzepts der „archival information packages“ nach OAIS. Die Signaturerstellung und Verifikation erfolgt mit den Komponenten des SER Partners OpenLimit.
Rechtliche Grundlagen in Spanien
Die Homologisierung wurde von der AEAT "Agencia Estatal de Administración Tributaria" in dem Gesetz "Orden EHA/962/2007 vom 10. April 2007" erstmalig Vorschrift und wurde in der Veröffentlichung im Boletin Oficial de Estado (BOE) unter dem Titel "RESOLUCIÓN" am 24. Oktober 2007 um die konkreten Verfahrensschritte zur Erlangung des Software-Zertifikates ergänzt. Alle Software-Produkte, die von der AEAT offiziell anerkannt worden sind, werden auf der Website der spanischen Finanzbehörde veröffentlicht. Damit soll sichergestellt werden, dass spanische Unternehmen, die eine Lösung zur digitalen Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen einsetzen wollen, bei der Wahl ihrer Software die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Bei der Homologisierung handelt es sich um eine gesetzliche Auflage des spanischen Finanzamtes, nach der alle Software-Komponenten, die in einem Digitalisierungsprozess von Rechnungen eingesetzt werden, nach bestimmten Vorgaben zertifiziert sein müssen. Nur dann ist der Kunde rechtlich in der Lage, seine Papierrechnungen nicht weiter aufbewahren zu müssen, sprich: er kann sie vernichten. Software-Hersteller, die ihre Produkte zertifizieren lassen möchten, müssen sich nach Antragstellung einem langwierigen Anerkennungsprozess durch unabhängige Gutachter unterziehen. Mit einer umfangreichen technischen Dokumentation muss vor allem nachgewiesen werden, dass der Scanprozess in sich derart geschlossen ist, dass eine Manipulation der Dokumentendaten ausgeschlossen werden kann und dass die digitalisierten Dokumente revisionssicher im angeschlossenen Repository aufbewahrt werden können. Dafür wird nicht nur jedes Dokument während des Digitalisierungsprozesses elektronisch überwacht und im Stapel signiert, sondern auch die Datenbank in einem weiteren Schritt geprüft und mit einer digitalen Unterschrift versehen.
Höchste Ansprüche an Scan- und Archivierungsprozesse erfüllt
Neben dem Scanprozess werden auch höchste Ansprüche an die elektronische Archivierung gestellt, die das DOXiS4 Archiv erfüllt. So sind nicht nur die Dokumente selbst unveränderbar aufzubewahren, sondern nach Abschluss der Buchungsperiode sind auch die beschreibenden Metadaten / Indexdaten durch digitale Signaturen vor Manipulationen zu schützen. Hierzu wird eine XML-Repräsentation aller Indexdaten der betroffenen Dokumente erzeugt und mit Zeitstempel qualifiziert signiert. Letztlich handelt es sich dabei um eine Abwandlung des Konzepts der „archival information packages“ nach OAIS. Die Signaturerstellung und Verifikation erfolgt mit den Komponenten des SER Partners OpenLimit.
Rechtliche Grundlagen in Spanien
Die Homologisierung wurde von der AEAT "Agencia Estatal de Administración Tributaria" in dem Gesetz "Orden EHA/962/2007 vom 10. April 2007" erstmalig Vorschrift und wurde in der Veröffentlichung im Boletin Oficial de Estado (BOE) unter dem Titel "RESOLUCIÓN" am 24. Oktober 2007 um die konkreten Verfahrensschritte zur Erlangung des Software-Zertifikates ergänzt. Alle Software-Produkte, die von der AEAT offiziell anerkannt worden sind, werden auf der Website der spanischen Finanzbehörde veröffentlicht. Damit soll sichergestellt werden, dass spanische Unternehmen, die eine Lösung zur digitalen Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen einsetzen wollen, bei der Wahl ihrer Software die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
