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Der Corporate Identity-Wächter

Verteilung rechtskonformer, zentral definierter Signaturen, Briefpapiere und Sicherheitseinstellungen mit Outlook©

Verteilung rechtskonformer, zentral definierter Signaturen, Briefpapiere und Sicherheitseinstellungen mit Outlook©

(PresseBox) Heubach-Lautern, 07.04.2010, Sie wickeln Ihre Geschäftskorrespondenz ganz oder teilweise via E-Mail mit Outlook© ab? Still und leise hat der Gesetzgeber ab dem 1.1.2007 die Rechtslage verändert: Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister definiert neue, formale Grundlagen nun auch für den E-Mail-Verkehr. Das heißt für den Outlook©-Nutzer: Die Informationen, die bisher nur in der Fußzeile der Brief-Korrespondenz erschienen, sind nun auch für Outlook©-Signaturen/Briefpapiere Pflicht. So müssen jetzt Angaben wie Handelsregisternummer, Firmensitz und Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschäfts-Email sein. Dies betrifft Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Die Konsequenz bei Zuwiderhandlung: Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld. Wie aber der anrollenden Abmahnwelle entgehen? Sicher ist, das es mit Inkrafttreten dieses Gesetztes noch wichtiger ist, die Gestaltung der firmeneigenen Signaturen/Briefpapiere, aber auch outlook©-eigene Einstellungen nicht den Mitarbeitern lokal zu überlassen, sondern diese zu vereinheitlichen und zentral zu steuern/zu verteilen. Die Outlook©-Funktionsergänzung OLXCorporate aus dem Hause OLXSolutions verhilft zur Rechtssicherheit im externen E-Mail-Verkehr- auch für Windows© Vista© und Outlook© 2007

Keine überflüssigen Outlook©-Dialoge

OLXCorporate unterstützt – auf Basis zentraler Einstellungen - die unternehmensweite Vereinheitlichung von Kalenderbeschriftungen, Briefpapier, Signaturen, der Anlagensicherheit und des Out-Of-Office-Managements. OLXCorporate beinhaltet keine zusätzlichen Dialoge, Masken oder Dialoge in Outlook©, sondern agiert unsichtbar und vollautomatisch im Hintergrund des Outlook©-Client des/der Anwender als Add-In . OLXCorporate wird ausschließlich von außen per Registrierung gesteuert.

Zentrale Verteilung

Der Installationsaufwand auf den Client-PCs beschränkt sich auf die Verteilung einer *.dll-Datei. in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Client-PC sowie der Registrierung dieser *.dll-Datei. Einzige Voraussetzung: Lokale Administrationsrechte. Auch für den Fall, das OLXCorporate im Unternehmen automatisch z.B. per Gruppenrichtlinie verteilt werden soll, hat OLXCorporate eine Lösung parat: Mit OLXCorporate kann der Nutzer - einfach per Dialogauswahl im Konfigurationsmenü- eine *.msi-Datei erstellen.

Unternehmenseinheitliche Signaturen

Outlook© bietet die Möglichkeit, individuelle Signaturen für verschiedene Nachrichtenformate (Nur-Text, HTML und Rich-Text) zu definieren. OLXCorporate löst den gordischen Signatur-Knoten und bietet dem Anwender Signaturverwaltung an einem zentralen Ablageort, individualisiert mit den aktuellen Daten aus dem Active Directory - flexibel gestaltet durch Platzhalter.

Unternehmenseinheitliche Briefpapiere

Mit Outlook ist es möglich, Briefpapier zu erstellen - im Schriftverkehr via E-Mail eines der bedeutendsten, unternehmensspezifischen Präsentationswerkzeuge. OLXCorporate macht die zentrale Vorgabe eines Standard-Briefpapiers zum Kinderspiel. Das unternehmensweit geltende Briefpapier wird ausschließlich über und mittels Outlook© erstellt.

Unternehmenseinheitliche Kalenderbeschriftungen

Um die Terminplanung in Outlook© übersichtlicher zu gestalten und einzelne Termingruppen besser zu kategorisieren, kann der Anwender Termine farblich kennzeichnen und diesen Farben individuelle Beschriftungen zuweisen: Will man diese Einstellungen zentralisieren, stößt man schon bald an scheinbar unüberwindbare Programmgrenzen. OLXCorporate überwindet diese Grenzen spielend und bietet dem Anwender die Möglichkeit, jede der zehn Beschriftungen individuell zu bestimmen und diese dann an alle im Unternehmen befindlichen Client-PCs zu verteilen.

Unternehmenseinheitliche Outlook©-Kategorien

Outlook© bietet über Kategorien die Möglichkeit, Einträge einer oder mehrerer Gruppierungen zuzuordnen (z.B. Kunde, Lieferant...). Mit OLXCorporate kann der Sys-Admin die unternehmensweit zu verwendenden Kategorien definieren und verteilen. Der zentrale Ablageort lässt sich selbstverständlich frei bestimmen.

Unternehmenseinheitliche Abwesenheitsbenachrichtigung

OLXCorporate unterstützt einheitliche Abwesenheitstexte als Template (inkl.Platzhalter). Somit hat jeder Administrator die Möglichkeit, Abwesenheitsnachrichten zentral zu steuern und zu vereinheitlichen

Unternehmenseinheitliche Anlagensteuerung

Outlook© verhindert aus Sicherheitsgründen, dass Benutzer auf bestimmte Dateitypen zugreifen, wenn diese als Anlagen gesendet werden. OLXCorporate erspart Administratoren die zeitraubende Blockierung bzw. Steuerung der Anlagensicherheit über die Registrierung jedes einzelnen Client-Computers. Die Anlagensicherheit wird bequem und zentral via OLXCorporate unternehmensweit gesteuert und verteilt.

Lizenzen nach Maß

Die Lizenzgebühren für die Verwendung von OLXCorporate erfahren Sie auf Anfrage. Eine 30-Tage-Testversion (1,00 MB) steht im Internet zum kostenlosen Download bereit. (5952 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)

Homepage: www.gangl.de
Produktseite: www.gangl.de/...

Informationen zum Anbieter:
Gangl Dienstleistungen
Nelkenstr.16
73540 Heubach-Lautern
Tel.: 07173 929053
Fax: 07173 929055
E-Mail: info@gangl.de

Gerne vermitteln wir Ihnen ein Interview oder versorgen Sie mit weiterführenden Informationen. Gerne schicken wir Ihnen von OLXCorporate ein kostenloses Rezensionsexemplar zu. Die Testversion dürfen Sie ohne Rückfrage auf eine Heft-CD oder -DVD übernehmen.

Wir freuen uns sehr, wenn Sie uns über Veröffentlichungen auf dem Laufenden halten. Bei Online-Texten reicht uns ein Link, ansonsten freuen wir uns über ein Belegexemplar, einen Scan, ein PDF oder über einen Sendungsmitschnitt.

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