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Baumaschinen-Disposition 4.0

Zeppelin entwickelt Dispo-Tool für einfachere und schnellere Abwicklung für Kunden und Servicemitarbeiter

(PresseBox) (Garching bei München, ) Der Wandel von analogen zu digitalen Geschäftsmodellen ist rund um den Globus in vollem Gange. Zeppelin hat der Industrie 4.0 bereits konkrete Taten folgen lassen: Das Unternehmen hat das papierlose Büro bei der Disposition von Servicetechnikern auf den Weg gebracht. Entwickelt wurden ein Dispotool samt interner Android-App für Smartphones, welches Vorteile in der Abwicklung generiert - für Kunden und für Servicemitarbeiter im Außen- und Innendienst. Inzwischen wurden 35 Disponenten und 450 Servicetechniker geschult, die damit täglich arbeiten. Seit April wurden 15 interne Trainer in den Niederlassung ausgebildet, welche in Zukunft neuen Mitarbeitern den Umgang mit dem Dispotool und der App vermitteln sollen. Diesen September wurde damit begonnen, die Anwendung für Mitarbeiter der Werkstatt und für Tablets zu erweitern.

Die Situation vorher: Meldete früher ein Kunde per Telefon ein Problem mit seiner Baumaschine beim Disponenten in einer der bundesweit 35 Zeppelin Niederlassungen, machte sich dieser erst mehrere Notizen per Hand, um den Auftrag erstmals zu erfassen. Dann plante er den Einsatz des Servicetechnikers. Bis ein Auftrag erstellt wurde, fielen etliche Telefonate an, um den Mitarbeiter und Kunden zu kontaktieren, was zu einem erhöhten Zeitaufwand führte. Hatte der Servicetechniker seine Arbeit an der Baumaschine abgeschlossen, musste er nicht nur seine durchgeführten Maßnahmen in einem Montagebericht handschriftlich niederschreiben, sondern seine Tätigkeit darüber hinaus in einem Wochenbericht von Hand dokumentieren. Beides wurde dann an die zuständige Niederlassung verschickt, welche alle Informationen noch mal erfasste. Erst dann konnte die Rechnung erstellt werden. So vergingen bis zu zwei oder drei Wochen vom Erstkontakt bis hin zum verwaltungstechnischen Abschluss des Auftrags. „Das war nicht nur umständlich, sondern es kostete auch viel unnötige Zeit, bis der Auftrag fakturiert werden konnte“, meinte Christoph Lindhuber, Leiter der Serviceorganisation bei Zeppelin.

Darum sollten die Prozesse für Disponenten vereinheitlicht werden, um ihnen die Einsatzplanung der Servicetechniker zu vereinfachen. „Wir wollten im gleichen Atemzug aber auch eine bessere Erreichbarkeit für unsere Kunden schaffen und für sie Wartungs- und Reparaturarbeiten schneller abwickeln können“, so Lindhuber. Deswegen wurde der Schritt in Richtung Digitalisierung eingeschlagen. „Wir haben uns einige Anbieter angeschaut, doch die Lösungen, die sich am Markt bei der Disposition von Lkw-Servicearbeiten etabliert haben, erfüllten nicht unsere Anforderungen.“ Eine eigene Anwendung und eine Android-App für Servicemitarbeiter wurden entwickelt mit der Zielvorgabe einer einfachen Anmeldung, übersichtlichen Menüführung und schnellen Auftragsabwicklung. Über das neue Dispotool wird den Disponenten der aktuelle Arbeitsstatus der Servicetechniker angezeigt, sodass sie deren Einsatz exakter als früher planen können. Integriert wurde eine Landkartenübersicht mit den jeweiligen Einsatzorten. Darüber hinaus musste eine Navigationsmöglichkeit für die Servicetechniker gegeben sein, die ihnen die Adresse und über Geodaten das Ziel, sprich den Ort der Baumaschine anzeigt. Eine weitere Funktion: Über die App können Servicetechniker direkt ihr Verbrauchsmaterial wie Fett und Öl sowie Kleinteile wie Dichtringe nachbestellen.

Die Situation heute: Sobald der Kunde den Disponenten kontaktiert hat, wird ein neuer Prozess in Gang gesetzt, der in der gesamten Abwicklung nur wenige Minuten in Anspruch nimmt und eine schnelle Kommunikation gewährleistet. Nach Prüfung der Kundendaten wird ein Ticket freigeschaltet, um den Auftrag zuordnen zu können. Der Auftrag wird umgehend im System in Form eines digitalen Notizzettels erfasst, so dass zugleich auch alle Daten zur betroffenen Maschine samt Einsatzhistorie samt Suchfunktionen dem Service zur Verfügung stehen. Dann geht es an Schritt zwei: Der Disponent plant den Einsatz des Servicetechnikers. Dieser wird über sein Smartphone kontaktiert und erhält entsprechende Informationen über den auszuführenden Auftrag, welche und wo Arbeiten an der betroffenen Baumaschine auszuführen sind. Der Kunde bekommt eine telefonische Rückmeldung und wird so in Kenntnis gesetzt, dass entsprechende Maßnahmen in die Wege geleitet wurden. Der Disponent ist stets im Bilde über den Status und Fortschritt der Arbeiten und weiß, wann er den nächsten Einsatz des Servicekollegen planen kann. Hat der Zeppelin Servicemitarbeiter die Arbeiten an der Baumaschine vollständig abgewickelt, muss dies der Kunde mit seiner Unterschrift auf dem Touchpad das Smartphones quittieren und bestätigen.

Mittlerweile wird mithilfe des Dispotools ein Montagebericht über eine APP generiert und automatisch an den Innendienst der jeweiligen Niederlassung geschickt. Falls gewünscht, erhält der Kunden den Montagebericht - früher war es der Durchschlag - ebenfalls per E-Mail. Sobald der Montagebericht in der Niederlassung eingeht, gilt der Auftrag als abgeschlossen. Daran schließt sich unmittelbar das automatische Versenden der Rechnung an. Auch andere Dokumente wie Übergabeprotokolle, Inspektionsberichte oder UVV-Berichte werden digital erfasst. Früher musste alles mühsam eingescannt werden, was zeitaufwendig war und Papierstapel produzierte. Das ist seit der Einführung des Dispotools komplett vom Tisch.

Mehr als 230 000 Montageberichte konnten bislang verarbeitet werden. Pro Bericht wurden zuvor vier Durchschläge archiviert, was nun wegfällt. Umgelegt auf die Papiermenge entspricht das rund 280 Kilometer Papier - also knapp der Wegstrecke von München nach Würzburg, die damit gepflastert werden könnte oder anders ausgedrückt: Über 70 Bäume fielen nicht der Axt zum Opfer, welche die erforderliche Papierproduktion verbraucht hätte - auch das ein positiver Nebeneffekt des Dispotools.

Über den Zeppelin Konzern

Der weltweit an 190 Standorten aktive Zeppelin Konzern mit rund 7.900 Mitarbeitern erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2014 einen Umsatz von 2,3 Milliarden Euro. Der Zeppelin Konzern organisiert seine konzernweite Zusammenarbeit in einer Managementholding und fünf Strategischen Geschäftseinheiten: Baumaschinen EU (Vertrieb und Service von Baumaschinen), Baumaschinen CIS (Vertrieb und Service von Bau- und Landmaschinen), Rental (Mietlösungen für Bauwirtschaft und Industrie), Power Systems (Antriebs- und Energiesysteme) und Anlagenbau (Engineering und Anlagenbau). Die ZEPPELIN GmbH ist die Holding des Konzerns mit juristischem Sitz in Friedrichshafen und der Zentrale in Garching bei München. Weitere Informationen unter www.zeppelin.de.    

Über die Zeppelin Baumaschinen GmbH

Die Zeppelin Baumaschinen GmbH ist Europas führende Vertriebs- und Serviceorganisation der Baumaschinenbranche und seit 1954 in Deutschland der exklusive Vertriebs- und Servicepartner von Caterpillar Inc., dem weltgrößten Hersteller von Baumaschinen. Mit 1.538 Mitarbeitern und einem 2014 erwirtschafteten Umsatz von 864 Millionen Euro ist die Zeppelin Baumaschinen GmbH die größte Gesellschaft des Zeppelin Konzerns. Zum Produktportfolio zählen neben dem Vertrieb von neuen und gebrauchten Caterpillar Baumaschinen der Service, der bundesweit flächendeckend in 35 Niederlassungen erfolgt, die Beratung und die Finanzierung für die Geräte. Die Zentrale und der juristische Sitz der Zeppelin Baumaschinen GmbH befinden sich in Garching bei München. Weitere Informationen unter www.zeppelin-cat.de.

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