Auch im digitalen Zeitalter bleibt Papier präsent

(PresseBox) (Zürich-Urdorf, ) Wir leben heute im digitalen Zeitalter. Computer sind überall verbreitet, leistungsfähig vernetzt, sehr preisgünstig und können von (fast) jedermann effizient genutzt werden. Eigentlich sollte die Jahrzehnte alte Vision vom «papierlosen Büro» längst Realität geworden sein. Die Praxis sieht aber auch im 21. Jahrhundert ganz anders aus: Papierdokumente sind immer noch allgegenwärtig. Das Bedürfnis, sie wenigstens in digitalisierte Prozesse zu integrieren, wenn man sie schon nicht ganz eliminieren kann, ist bei zahlreichen Unternehmen daher ungebrochen.

Papierdokumente - teuer, umständlich und unflexibel

Ob historische Datenbestände, juristische Anforderungen oder Gewohnheiten der Kunden - aus vielfältigen Gründen sind Unternehmen immer noch gezwungen, mit Papierdokumenten zu arbeiten. Allerdings sprechen trotzdem zahlreiche Argumente dafür, Daten statt auf Papier wann immer möglich digital zu verarbeiten:

- Platz

Versand, Handhabung und Ablage von Papierdokumenten sind zeit- und personalaufwändig, folglich sehr teuer. Die Aufbewahrung von Papierdokumenten benötigt viel Platz. Büros und Archivräume sind wertvolle und teure Ressourcen, die wirtschaftlicher genutzt werden können.

- Feuer, Überschwemmungen und Diebstähle

Bei korrekter Behandlung kann Papier Jahrhunderte überdauern. Aber trotzdem sind Papierdokumente Unikate, die durch diverse Gefahren bedroht werden. Feuer, Überschwemmungen, Diebstähle und andere Ereignisse können sehr rasch zur Vernichtung unersetzlicher Unterlagen führen und erheblichen wirtschaftlichen Schaden anrichten. Sogar der ganz normale, sorgfältige Gebrauch führt auf Dauer unweigerlich zu Abnutzungen und Beschädigungen der Dokumente. Allein schon die fehlerhafte Ablage einer Akte kann dazu führen, dass sie zwar noch physisch existiert, de facto aber als verloren betrachtet werden muss, da sie nicht mehr auffindbar ist. Die Anfertigung und Lagerung von Papierkopien ist zwar möglich, der damit verbundene Aufwand verursacht aber immense Zusatzkosten.

- Zugriff

Ein Unikat kann immer nur von einer Person bearbeitet werden. Der parallele Zugriff durch mehrere Personen oder gar die gleichzeitige Nutzung an verschiedenen Orten sind nur mit einer komplexen Organisation und unter zahlreichen Einschränkungen möglich. Ein rascher Zugriff auf Papierdokumente ist unmöglich, sobald grosse Mengen von Dokumenten zu verwalten sind. Bei einem Kundenanruf sofort Auskunft geben zu können, ist für viele Firmen ein wesentliches Qualitätsmerkmal ihres Services. Wenn aber die benötigten Unterlagen erst aus dem Papierarchiv herangeschafft werden müssen, ist dies natürlich unmöglich.

- Volltextsuche

Die gezielte Suche nach bestimmten Informationen, insbesondere eine Volltextsuche, ist in Papierdokumenten prinzipiell nicht realisierbar. Wertvolle Informationen bleiben so verborgen, obwohl sie eigentlich vorhanden sind.

- Vertraulichkeit

Besonders schwierig ist es, den Zugriff auf Daten zu beschränken, wenn Mitarbeiter aus Gründen der Vertraulichkeit nur einen Teil eines Papierdokuments einsehen dürfen. Dies gilt etwa bei Finanzinstituten und im Gesundheitswesen. Aufwändige Vorbereitungsarbeiten der Dokumente werden hier erforderlich, um das notwendige Niveau des Datenschutzes zu garantieren.

- Protokollierung

Die Protokollierung des Zugriffs auf Papierdokumente ist kaum zuverlässig möglich. Wer wann was gelesen (und möglicherweise kopiert oder abgeschrieben) hat, ist nicht feststellbar.

Die technische Lösung für die aufgeführten Probleme heisst «Scanning». Egal ob kleine Kassenbelege, Massen von DIN A4 Dokumenten oder andere Vorlagen: Für alle Arten von Papierdokumenten gibt es heute leistungsfähige Scanner, die in kürzester Frist für die Digitalisierung sorgen. Aber natürlich ist es nicht damit getan, einfach Bilder von Papierdokumenten anzufertigen. Meist kommt es primär auf die enthaltenen Daten an, die rasch und zuverlässig ausgelesen werden müssen. Hier ist das Know-how erfahrener Spezialisten gefragt, um effizient optimale Ergebnisse zu erzielen.

RR Donnelley - der Spezialist für Dokumentverarbeitung

RR Donnelley (RRD) besitzt umfangreiche Kompetenzen in allen Bereichen des Dokumentenmanagements. Bearbeitung und Scanning von Papierdokumenten sowie die Weiterverarbeitung der gewonnenen Daten sind die Spezialität des Unternehmens. Eine leistungsfähige Infrastruktur und hoch qualifizierte Mitarbeiter garantieren perfekte Ergebnisse. Ob einmalig grosse Dokumentenbestände zu bearbeiten sind, ob kontinuierlich eingehende Briefe tagfertig gescannt werden müssen, oder ob periodisch auftretende Auftragsspitzen rasch zu bewältigen sind: RR Donnelley bietet für alle Anforderungen die optimale Lösung.

Speziellen Sicherheitsanforderungen, etwa für Daten aus den Bereichen Finanzen, Steuern und Medizin, wird RRD ebenfalls gerecht. Entsprechend den Kundenbedürfnissen werden hierzu geeignete Lösungen definiert und umgesetzt. Somit kann gewährleistet werden, dass sensible Informationen weder manipuliert werden noch in falsche Hände gelangen können.

RR Donnelley bietet für jede Scanning-Aufgabe die richtige Lösung. Einige Beispiele illustrieren die um-fangreichen Möglichkeiten:

- Komplettservice

Ein Komplettservice für Scanning, Datenextraktion, Hosting und Archivierung befreit den Kunden von allen technischen und organisatorischen Sorgen. Auf seine gescannten Dokumente und/oder die extrahierten Daten greift er einfach via Internet-Browser zu. RRD stellt sicher, dass neue Daten frist-gerecht bereit stehen und im Archiv gegen Verlust und Manipulation geschützt sind. Daten und Dokumente können auch beim Kunden gespeichert werden, beispielsweise wenn er bereits ein entsprechendes Archivsystem besitzt und nur den Scanning- und Extraktionsservice von RRD beziehen möchte.

- Im RRD Servicecenter oder beim Kunden

Von RRDs umfangreichen Kenntnissen bei Infrastrukturaufbau und Wartung von Scanning- und Workflowsystemen können auch Kunden profitieren, die ein eigenes System aufbauen und selbst betreiben wollen. RRD Mitarbeiter beraten und helfen beim Aufbau und übernehmen die laufenden Wartungsarbeiten, während die täglichen Routinearbeiten in Regie des Kunden durchgeführt werden.

- Engpässe vermeiden

Oft sind einmalige oder auch periodische Spitzenlasten zu bewältigen, die Infrastruktur und Personalbestand eines Kunden überfordern würden. Dies gilt etwa, wenn bestehende Papierarchive digitalisiert werden müssen oder wenn starke jährliche Schwankungen des Dokumenteneingangs auftreten. RRD übernimmt dann die Arbeiten bei diesen seltenen Ereignissen, während der Kunde ansonsten seine dem Normalbetrieb angepasste Infrastruktur betreibt.

- Near shore Datenverarbeitung bei RR Donnelley Warschau

Nicht jedes Dokument ist für automatische Datenextraktion geeignet oder rentabel verarbeitbar. Dann erfassen RRD Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Filiale in Warschau die Daten manuell. Neben der gesicherten Übertragung werden in dem Fall nur Imageausschnitte von Erfassungsfeldern anstatt kompletter Dokumente versendet. So bleibt der Informationskontext verborgen, um den Datenschutz zu wahren.

«Die Archivmigration wurde durch RR Donnelley professionell und kompetent begleitet und durchgeführt. Wir sind mit den erzielten Resultaten bezüglich Qualität und Termineinhaltung rundum zufrieden. Die tägliche Fortschrittskontrolle und Qualitätssicherung ist für einen solchen Projektumfang sehr sinnvoll und für die erfolgreiche Zusammenarbeit von grossem Nutzen.»

Michael Waldmann, Projektleiter Archivmigration, Gebäudeversicherung des Kantons Bern

RR Donnelley

RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago, beschäftigt weltweit 60'000 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2007 einen Umsatz von 11.6 Mia USD. Der Konzern ist an der NYSE unter dem Symbol RRD gelistet.

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