Lenze mit einheitlichem Standard für E-Learning und SAP-Dokumentationen

(PresseBox) (Heidelberg, ) TTS führt bei Lenze die speziell auf das Unternehmen angepasste Softwaresuite "TT Knowledge Force" ein. Mit Hilfe der TTS-Softwaresuite etabliert das international operierende Unternehmen einen gruppenweit einheitlichen Standard im Bereich von E-Learning und SAP-Dokumentationen.

Dazu Björn Schimanke, zuständig für das Wissensmanagement im Bereich der Anwendungssysteme bei Lenze im Ressort "Prozesse/Logistik/Organisation": "Mit Hilfe der Softwaresuite TT Knowledge Force wurde die Weitergabe von Knowhow im Umfeld der Anwendungssysteme gruppenweit vereinheitlicht und systematisiert. Wie gewünscht können die Systemanwender schnell und unkompliziert auf relevante Unterlagen zugreifen. Insbesondere die neu installierte Online-Hilfe "Lenze Help" ermöglicht es den Anwendern, bei konkreten Fragestellungen eigenständig und direkt über die Systemumgebung nach Themen und Lösungswegen zu suchen."

Der Kunde

Lenze ist eine international operierende Unternehmensgruppe und gehört zu den innovativsten Anbietern von Antriebs- und Automatisierungslösungen. Weltweit sind rund 3.000 Mitarbeiter in 40 Vertriebsgesellschaften, Entwicklungsstandorten und Produktionswerken in Europa, Asien und Nordamerika für Lenze tätig. Die größten Standorte befinden sich in der Nähe von Hameln in Aerzen und Extertal (Deutschland), Asten (Österreich), Shanghai (China) sowie in Uxbridge bei Boston (USA).

Im Geschäftsjahr 2007/2008 erzielte Lenze einen Umsatz von 621 Millionen Euro. Das Produktspektrum umfasst u.a. Frequenzumrichter, Servo-Antriebe, Getriebemotoren sowie Automatisierungslösungen einschließlich der Software, Visualisierung und Steuerung. Ein globales Service-Netzwerk ergänzt die umfangreiche Produktpalette.

Die Herausforderung

Bereits seit 1992 ist Lenze SAP-Anwender. Die Nutzung der integrierten Vertriebs- und Logistiksoftware EuLe, die der einheitlichen Steuerung der internationalen Aktivitäten dient, sollte vereinfacht und um eine anwenderfreundliche Hilfe-Funktion erweitert werden, da bisher über SAP keine technische Hilfe zur Verfügung stand. Die neue "Lenze Help" soll den Nutzern eine schnelle und zielgerichtete Antwort auf konkrete Fragestellungen liefern. Um die Wissensvermittlung konzernweit anzupassen und zu standardisieren war es erforderlich, eine Schulungsumgebung mit einheitlichen Schulungsunterlagen zu etablieren und diese den Unternehmensprozessen anzupassen. Dokumentationen sollten prozessorientiert und kollaborativ erfolgen können. Aufgrund der internationalen Aufstellung des Konzerns müssen die erstellten Dokumentationen auf unterschiedliche Zielgruppen angepasst werden können und in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stehen. Langfristig ist angedacht, die Dokumentationen in das Dokumentenmanagementsystem "Documentum" zu integrieren.

Die Lösung

TTS installierte für Lenze fünf Produkte der TT Knowledge Force: Die Kernkomponente TT Integrator dient als gemeinsame Arbeitsplattform für Autorenteams, hier werden alle Daten und Prozesse verwaltet. Der TT Modeller erweitert die Strukturierungsmöglichkeiten des TT Integrators um die Elemente Prozess und Rolle. Mit dem TT Author, dem Autorenwerkzeug, können Dokumentationen und E-Learnings in nur einem Arbeitsgang erstellt werden. Der TT Localizer dient dazu, die Dokumentationen und Lernprogramm an eine spezifische Zielgruppe anzupassen, beispielsweise indem die Dokumentationen in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Mit der fünften Komponente, dem TT Accelerator, werden dem Endanwender alle erstellten Wissenselemente zur Verfügung gestellt. Der TT Accelerator ist die Onlinehilfe, die der Endnutzer schlussendlich sieht. Die serverbasierte Lösung der TT Knowledge Force wurde innerhalb eines Jahres implementiert und kontinuierlich an die Erfordernisse von Lenze angepasst.

Die Umsetzung

Zunächst musste die neue Software auf die bestehende Systemumgebung abgestimmt werden, da die TT Knowledge Force in das auf SAP basierende Europäische Vertriebs- und Logistiksystem Lenze (EuLe) integriert werden sollte. Nach der Installation der Software erfolgte eine Basisschulung. Um die Software auf die kundenspezifischen Anforderungen abzustimmen, führte TTS einen Customizing Workshop bei Lenze durch. Die Ergebnisse der Workshops wurden softwaretechnisch umgesetzt und eingespielt. Danach erfolgte die Abstimmung der individuellen Autorenprozesse und die Autoren erhielten eine spezielle Schulung. Nach einem weiteren Coaching wurden die letzten Änderungen am Customizing vorgenommen.

Der Erfolg/Nutzen

Usability, also die einfache Bedienbarkeit, ist Produktphilosophie von Lenze. Diese wird mit der TTS-Softwaresuite TT Knowledge Force nun auch für die Lenze-Mitarbeiter in ihren eigenen Arbeitsabläufen erfahrbar. Die Online Hilfe über den TT Accelerator ist ein wichtiger Baustein im Umfeld der Anwendungssysteme geworden und trägt zur Vereinfachung und Standardisierung der Prozessabläufe in der Lenze-Gruppe bei.

Lenze setzt die einzelnen Komponenten der TT Knowledge Force intensiv und umfassend ein. Insbesondere die "Lenze Help" als kontextsensitive Onlinehilfe ist eine sehr nützliche Funktion, die von den Anwendern durch den unkomplizierten Zugriff gerne genutzt wird. Wie gewünscht können sich die Nutzer mit Hilfe von Anwenderdokumentationen und FAQ's bei transaktionsbezogenen Problemen selbstständig informieren. Die Lenze-Autoren sind durch TT Knowledge Force in der Lage, kollaborativ und prozessorientiert Dokumentationen zu erstellen.

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