T-Systems und EMC präsentieren standardisiertes Mailarchiv-System für den Mittelstand

E-Mails automatisch und revisionssicher speichern

(PresseBox) (Frankfurt am Main, ) Auf der diesjährigen Systems stellen T-Systems und EMC im Rahmen ihrer Partnerschaft ein gemeinsames Produkt- und Servicepaket für das Langzeitarchivieren von E-Mails vor. Mit Hilfe der integrierten Hard- und Software-Lösung "ILS-Box" speichern Firmen ihre E-Mails samt Anhängen kostengünstig und revisionssicher. Die Lösung ist besonders für mittelständische Unternehmen geeignet, die etwa 100 bis 500 E-Mail-Konten betreiben. Die Speicherkapazität des Archivs beträgt maximal drei Terabyte, was etwa 600 Millionen E-Mails ohne Anhänge entspricht.

Unternehmen müssen auch ihre elektronischen Geschäftsinformationen und Daten künftig archivieren. Dies schreiben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vor. Danach dürfen die Finanzämter auch digital archivierte Daten zur Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung einsehen. Weiterhin erfordern die ab 1. Januar 2007 in Kraft tretenden Basel II-Richtlinien zur Unternehmensbewertung das Vorhalten solcher Daten. Darüber hinaus tauschen Firmen immer mehr rechts-, steuer- und vertragsrelevante Daten heute nicht mehr schriftlich, sondern per E-Mail aus.

Die hochverfügbaren Speicher von Mailservern werden mit der ILS-Box entlastet. Die Server benötigen so kürzere Sicherungszeiten und Servicemitarbeiter müssen sie seltener reorganisieren. Daraus ergibt sich für Hard- und Software ein Einsparpotenzial von 50 bis 80 Prozent durch das Entlasten der Mailserver. Da die ILS-Box die Daten klassifiziert und indiziert speichert, sind auch Administration und Recherche weniger aufwändig. Die Kostenersparnisse können in diesem Bereich bis zu 90 Prozent betragen.

Die ILS-Box speichert automatisch eine Kopie jeder E-Mail und ihrer Anhänge. Auf dem Mailserver ersetzen Links zur Box die E-Mails. Die Box klassifiziert und archiviert die Nachrichten nach Vorgaben des Unternehmens. Dieses kann festgelegen, dass die Lösung die archivierten Nachrichten nach Ablauf von zehn Jahren zum Löschen freigibt oder dauerhaft archiviert. Zu diesem Zweck bietet die Box mehrere Archivstufen bis hin zu einer nicht veränderbaren und dadurch revisionssicheren Langzeitsicherung.

Das System erstellt einen Index der gespeicherten E-Mails, der dem Nutzer erlaubt, nach Betreff, Absender, Volltext oder sogar nach Mailanhängen zu recherchieren. Anwender durchforsten das Archiv mit Hilfe einer integrierten Suchmaschine oder über den Webbrowser. Inhaber eines Mail-Accounts sind nur befugt, im eigenen, dem Account zugeordneten Archiv zu suchen. Autorisierte Nutzer können darüber hinaus in definierten Archivbereichen recherchieren. Auf diese Weise ist die Sicherheit der abgelegten Daten vor unbefugtem Zugriff gewährleistet.


EMC
Die EMC Corporation (NYSE: EMC) mit Hauptsitz in Hopkinton, Massachusetts (USA), entwickelt und vertreibt Produkte, Services und Komplettlösungen für die Speicherung und das Management von Informationen. Damit können sämtliche Daten effizient verwaltet, geschützt und innerhalb einer Organisation bedarfsgerecht verteilt werden. Unternehmen aller Größen sind so in der Lage, jederzeit den maximalen Wert aus ihren Informationen zu ziehen (www.emc2.de).

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