Starke Kommunikation: SMARTCRM und AS/400

(PresseBox) (Kandel, ) Das CRM-System SMARTCRM unterstützt in Zukunft Vertrieb und Marketing der UFP Deutschland GmbH. Ziel der CRM-Einführung war die Optimierung der Vertriebsprozesse sowie der abteilungsübergreifenden Kommunikation. Eine Schnittstelle zur AS/400 ermöglicht eine zentrale und transparente Datenhaltung.

Mit dem Ziel, die Prozesse in Vertrieb und Marketing zu optimieren, hat sich die UFP Deutschland GmbH für das CRM-System SMARTCRM entschieden. Das Tochterunternehmen des Distributors im Bereich Druckersupplies und Speichermedien, die OFFICEXPRESS GmbH, hat SMARTCRM bereits seit dem vergangenen Jahr im Einsatz und ist inzwischen Vertriebspartner des CRM-Herstellers SMARTCRM GmbH. Nun arbeiten auch bei UFP 45 Mitarbeiter in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Buchhaltung mit dem CRM-System. Bei der Wahl der CRM-Software überzeugte sowohl die Flexibilität von SMARTCRM als auch die zuverlässige Betreuung durch den CRM-Spezialisten.

Einen großen Nutzen für den Vertrieb bringt die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und der von UFP eingesetzten AS/400. So werden z. B. die Abwicklung von Aufgaben sowie die interne Kommunikation zwischen Vertrieb und Buchhaltung optimiert. Eine ebenso deutliche Zeitersparnis für den Vertrieb gewährleisten die Dokumentenvorlagen in SMARTCRM. Bei der Erstellung z. B. eines Briefes wird dieser automatisch mit den nötigen Adressinformationen, Ansprechpartnerdaten usw. gefüllt. Auch die Besuchsberichte werden in SMARTCRM erstellt. So müssen die Vertriebsmitarbeiter keine komplexen Excel-Listen mehr bearbeiten, und die Dokumente und Berichte sind für die Mitarbeiter immer zugänglich. Dies gilt für alle Informationen, was gerade für die abteilungsübergreifende Kommunikation von großem Vorteil ist. So erläutert Sybilla Teschke: "Die zentrale Datenhaltung ist z. B. für die Mitarbeiter aus den Abteilungen Vertrieb und Retourenabwicklung ein erheblicher Vorteil. Der Vertrieb ist nun immer über die Aktivitäten der Retourenabteilung informiert und umgekehrt. Das verbessert unsere Arbeitsabläufe nachhaltig." Das Gleiche gilt für die umfangreichen Absatzauswertungen in SMARTCRM. Mussten diese bisher in der Controlling-Abteilung angefordert werden, stehen sie nun jederzeit tagesgenau im CRM-System zur Verfügung.

Auch im Marketing der UFP Deutschland GmbH optimiert SMARTCRM Prozesse. So ermöglicht die Arbeit mit dem CRM-System den Mitarbeitern zum einen eine große Zeitersparnis, zum anderen eine wesentlich gezieltere Zielgruppenansprache. Für Björn Carstens bringt die CRM-Software eine deutliche Verbesserung mit sich: "Bisher mussten wir die Ansprechpartner für eine Kampagne aus unterschiedlichen Tools heraussuchen. Dies war aufwendig und unter Umständen auch ungenau. In SMARTCRM teilt der Vertrieb den Kunden die passenden Merkmale zu. So sprechen wir unsere Kunden viel gezielter an. Für jede Aktion können wir in SMARTCRM die passende Zielgruppe selektieren." Die UFP Deutschland GmbH nutzt SMARTCRM z. B. für den Versand der Print-Ausgabe ihres Newsletters. Die Marketing-Mitarbeiter selektieren mit wenigen Klicks alle Ansprechpartner mit dem Newsletter-Merkmal und können auch den Versand der Serien-E-Mails direkt aus SMARTCRM heraus auslösen.

Die UFP Deutschland GmbH nutzt SMARTCRM zum Adress-, Aktivitäten- und Reklamationsmanagement sowie für Absatzauswertungen. Des Weiteren verwaltet das Unternehmen im CRM-System Zielvereinbarungen, Planzahlen und Wettbewerbsdaten.

Über die UFP

Im Jahre 1981 wurde die UFP (Union Francaise de Papeterie) als Handelsgesellschaft für PBS-Produkte gegründet. Zunehmend spezialisierte sich UFP auf den Bereich Druckersupplies und Speichermedien und schloss im Jahre 1987 bereits den ersten Direktvertrag mit IBM. 1994 begann die europäische Expansion. Seit dem Jahre 1997 gehört UFP Deutschland GmbH, Kamp-Lintfort, zur UFP-Gruppe, deren Konzernzentrale in Paris beheimatet ist und zu der weitere Niederlassungen in Großbritannien, Spanien und den Niederlanden zählen. Mit mehr als 700 Mitarbeitern und einem Umsatzvolumen von über 800 Millionen Euro ist die UFP-Gruppe einer der wichtigsten europäischen Distributoren der Branche und arbeitet als pan-europäischer Partner mit den größten Herstellern zusammen.

SMARTCRM GmbH

Die SMARTCRM GmbH entwickelt seit 1992 erfolgreich CRM-Systeme für mittelständische Unternehmen in Industrie und Handel. Dabei konnte der CRM-Hersteller in über 400 Projekten seine Kompetenz unter Beweis stellen. Als mittelständisches Unternehmen kennt die SMARTCRM GmbH die Anforderungen des Mittelstandes und handelt nach dem Motto: Vom Mittelstand für den Mittelstand. Mit dem gleichnamigen CRM-System stärkt die SMARTCRM GmbH den Vertrieb seiner Kunden und sorgt für eine optimierte Unternehmenstransparenz. Denn SMARTCRM ist eine individuell konfigurierbare CRM-Lösung, die sich an die jeweilige Unternehmenssituation anpasst. Darum vertrauen über 14.000 mittelständische Anwender aus Industrie und Handel auf die langjährige Erfahrung des CRM-Spezialisten. 19 Jahre CRM-Entwicklung zeigen: Software zu verkaufen ist keine Kunst. Damit diese einem Unternehmen aber einen wirklichen Nutzen bringt, bedarf es einer umfangreichen Betreuung. Darum ergänzt die SMARTCRM GmbH ihre Softwarelösung durch Beratung und Systemanalyse, Customizing, Installation sowie umfassende Anwender- und Administratorschulungen.

Auch intern schreibt das Unternehmen die drei Buchstaben CRM besonders groß. Die Mitarbeiter arbeiten engagiert mit und an SMARTCRM. Mit viel Elan und Leidenschaft für ihr CRM-System stellen sie die kontinuierliche Weiterentwicklung von SMARTCRM sowie eine umfassende Kundenbetreuung sicher.

Die SMARTCRM GmbH ist Kooperationspartner des Karlsruher ERP-Anbieters ABAS Software AG und Microsoft Certified Partner für ISV/Software Solutions. Darüber hinaus vertreibt das Unternehmen seine Softwarelösungen in der Schweiz über eine eigene Niederlassung und arbeitet mit Vertriebspartnern in Deutschland und Österreich zusammen.

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