Elektronischer Rechnungsversand: Immer mehr Unternehmen setzen auf die Signatursoftware digiSeal von secrypt

Motor Presse Stuttgart sowie Landefeld Druckluft und Hydraulik vom beweisbar rechtsverbindlichen Ausdruck und PDF-Signaturformat überzeugt

(PresseBox) (Berlin, ) Was haben eine international tätige Verlagsgruppe mit rund 200 Zeitschriften und ein Anbieter von mehr als 40.000 Pneumatik-, Hydraulik- und Elektronikkomponenten gemeinsam? Auf den ersten Blick nicht viel, auf den zweiten schon eher. Beide Unternehmen verschicken täglich viele Rechnungen. Wie eine zunehmende Zahl von Firmen in Deutschland haben beide erkannt, dass sie durch die Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand sehr viel Geld sparen können.

Mit der Signaturfamilie digiSeal bietet die Berliner secrypt GmbH Lösungen für den elektronischen Rechungsversand und ermöglicht auf einzigartige Weise den rechtskräftigen Ausdruck elektronisch signierter Dokumente.

Elektronischer Rechungsversand per PDF im Sinne der Kunden

Genau dieses Alleinstellungsmerkmal ist es, was Marc Landefeld, Geschäftsführer der Landefeld Druckluft und Hydraulik GmbH, überzeugte, die digiSeal Lösung von secrypt zur Automatisierung des Rechungsversandes einzusetzen. Dabei versieht der digiSeal server die rund 600 täglichen Rechnungen des Unternehmens mit einem zweidimensionalen Barcode ­ ähnlich dem bekannten Strichcode ­ der alle steuerrelevante Rechnungsangaben inklusive Signatur und Signaturzertifikat speichert. “Viele unserer Kunden sind kleinere Unternehmen und können oder wollen sich noch kein elektronisches Archivierungssystem leisten. Sie können mit unserer Lösung aber die Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen und den beweisbar rechtsverbindlichen Ausdruck wie gewohnt in Ihrem Archiv ablegen³, so Marc Landefeld. Die Empfänger können die per E-Mail übermittelten Rechnungen, jederzeit mit der kostenlosen Prüfsoftware digiSeal reader (Download unter www.secrypt.de) inklusive GDPdU-konformer Prüfdokumentation einfach verifizieren. Für Landefeld war darüber hinaus noch ein weiteres Kriterium entscheidend: Da der digiSeal server auch die PDF-Signatur (gemäß Adobe-PDF-Standard) unterstützt, können derartig signierte PDF-Dokumente zusätzlich mit dem Adobe Acrobat Reader (ab Version 6.0) überprüft werden. “Neben der Effizienzsteigerung unserer internen Prozesse steht bei uns auch bei dieser Frage der Kundennutzen im Vordergrund. Mit der flexiblen digiSeal Lösung machen wir unseren Kunden den Übergang zur elektronischen Rechnung so einfach wie möglich³, erläutert Marc Landefeld.

Rechnungsversand per Computerfax mit rechtsverbindlichem Ausdruck

Die zu Gruner + Jahr gehörende internationale Verlagsgruppe Motor Presse Stuttgart (MPS) verschickt bereits seit einigen Jahren monatlich mehrere Tausend Rechnungen direkt aus dem ERP-System heraus per Fax. Hierfür setzt das Unternehmen auf die Unified-Messaging Lösung OfficeMaster der Ferrari electronic AG. “Rund 95 Prozent unserer Rechnungsempfänger im Anzeigengeschäft akzeptieren diese Lösung. Deshalb haben wir uns im Zuge der neuen Gesetzesvorgabe gegen die Rückkehr zum Postversand und für die Einführung der qualifizierten digitalen Signatur entschieden³, erklärt Heiko Künzel, Leiter IT-Technik der Verlagsgruppe MPS. Die Entscheidung wurde erleichtert, da Ferrari electronic das Signiermodul OfficeMaster Sign als Erweiterung aller OfficeMaster Lösungen anbietet. OfficeMaster Sign ist eine Gemeinschaftsentwicklung von ferrari electronic und secrypt. Es beinhaltet die Funktionalitäten des Signaturservers digiSeal server wie etwa die Möglichkeit, elektronisch signierte Dokumente beweisbar rechtsverbindlich auf Papier, beispielsweise über das Faxgerät, auszudrucken. Mit der kostenlosen Prüfsoftware lässt sich das empfangene Rechnungsfax dann jederzeit mittels Scanner überprüfen, wobei die ursprünglich signierte Originaldatei selbst bei teilweiser Beschädigung komplett rekonstruiert wird. Heiko Künzel ist von dieser Lösung überzeugt: “Wir sparen jährlich mehrere Zehntausend Euro.³

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