Stellent erweitert Universal Content Management um flexible, regel-basierte Retention-Funktionen für Records und Nicht-Records

(PresseBox) (München, ) Die Stellent, Inc. (Nasdaq: STEL), führender Anbieter von Enterprise Content Management-Lösungen, kündigte vergangene Woche auf der ARMA 2005, der führenden US-amerikanischen Records Management-Konferenz, neue Retention Management-Funktionen für Stellent Universal Content Management 7.5 an. Damit wird die Funktionalität des Stellent Records Management-Systems (zertifiziert nach der allgemein anerkannten Norm für die Verwaltung elektronischer Records des US-Verteidigungsministeriums - DoD 5015.2, Chapter 2 und Chapter 4) weiter optimiert. Stellents Retention Policy Engine kann nun auf beliebige Inhalte angewendet werden und steuert Aktionen zur Aufbewahrung oder Löschung von Contentobjekten basierend auf Nutzungsstatistiken und anderen Faktoren. Die neuen Retention Management-Funktionen in Stellent Universal Content Management richten sich an die Anforderungen verschiedenster Anwender im Unternehmen:

• Für Mitarbeiter der Compliance- und Rechtsabteilung: Stellent
ermöglicht nun die Anwendung von Löschungs- und Aufbewahrungs-Regeln - nicht
nur für Records - sondern für jedes Inhalts-Objekt. Zusätzlich gibt es die
Möglichkeit, bei Klagen, Gerichtsverfahren oder Audits für Inhalte, die
keine Records sind und die aufbewahrt werden müssen, die unbeabsichtigte
oder vorsätzliche Löschung von Informationen zu verhindern.

• Für Endanwender: Die Lösung ist voll automatisiert und die Anwendung der Aufbewahrungsrichtlinien erfolgt ohne das Wissen der Endanwender oder deren Einbeziehung. Die Richtlinien können auf verschiedenen Kriterien basieren, darunter Metadaten, Anwenderinformationen oder der Verwendung von Inhalten. Aus der Anwenderperspektive werden die Inhalte, wie üblich, über einen Browser, Microsoft Office oder Email beigesteuert – und beinhalten bereits den Richtlinien entsprechende Metadaten. Die Lösung kann ebenfalls verwendet werden, um nicht genutzte Inhalte mittels Workflow zu vernichten.

• Für IT-Gruppen bietet die Lösung ein browser-basiertes System für mehrere Plattformen, das schnell einsetzbar ist und die Kosten für die Speicherung durch die Vernichtung überflüssiger Inhalte reduziert. Beispielsweise können Inhalte, die im vergangenen Jahr nicht angesehen wurden oder die bestimmte Anwendungsmerkmale beinhalten, automatisch archiviert oder gelöscht werden. Stellent Retention Management ist integraler Bestandteil von Universal Content Management und keine separate Applikation. Diese Struktur ermöglicht schnelle Implementierungen und einen schnellen Roll-Out mit minimalem Trainingsaufwand durch die IT.

• Für Records Manager: Die neuen Retention Management-Funktionen können für alle Inhalte in einer homogenen Umgebung angewendet werden. Diese Funktionalität ermöglicht Records Managern die Kontrolle über die Aufbewahrungsfristen aller Dokumente und vereinfacht den Prozess der Definition und Deklarierung von Records. Zusätzlich ist die Möglichkeit, auf elektronische Records über einen langen Zeitraum zugreifen zu können, ein wichtiges Anliegen für viele Records Manager, da einige Records unbegrenzt erhalten werden müssen. Stellent Records Management generiert nun Reports in einer Vielzahl zusätzlicher Formate, darunter HTML, Microsoft Excel, PDF und XML. Wenn Inhalte als Teil eines Löschungs- oder Aufbewahrungsschrittes aus dem Repository entfernt werden, werden die Metadaten, die mit dem Inhalt verbunden sind, vom Stellent-System in einer Vielzahl von Formaten bereitgestellt, darunter Microsoft Excel und XML, zusätzlich zu Stellents proprietärem Format. Und, Stellent Records Management ist eine DoD 5015.2 Chapter 2- und Chapter 4-zertifizierte Lösung – eine kritischen Anforderung für viele Records Manager.

“Ein treibender Faktor beim Records und Retention Management ist die Notwendigkeit, Risiken und Kosten, die mit allen Daten-Records und Nicht-Records - verbunden sind, zu verwalten,” erklärt Kenneth Chin, Research Vice President bei Gartner. “Organisationen brauchen eine Strategie für die Deklaration, Aufbewahrung und Vernichtung aller Inhalte – nicht nur für Records – um die Kosten für die Speicherung zu reduzieren, um gesetzliche Ermittlungen zu vereinfachen und um insgesamt das Durcheinander von Inhalten im gesamten Unternehmen zu reduzieren.“

Oracle Deutschland GmbH

Stellent, Inc. gehört zu den weltweit führenden Anbietern von skalierbaren Business Content Management-Lösungen und ermöglicht seinen Kunden die Implementierung webbasierter, geschäftsbereichspezifischer und unternehmensweiter Content Management-Initiativen. Das Content Management-System von Stellent basiert auf einer homogenen Server-Architektur, auf der Applikationen für Web Content Management, Dokumenten-Management, Collaboration, Records Management und Digital Asset Management aufbauen. Zu den mehr als 4.500 Kunden gehören zahlreiche Global 2000-Unternehmen, darunter Procter & Gamble, Merrill Lynch, GlaxoSmithKline, Bayer, Coca-Cola FEMSA und Genzyme Corp. Neben den Headquarters in Eden Prairie, Minn. (USA), verfügt Stellent über zahlreiche Standorte in den Vereinigten Staaten, Europa und dem asiatisch-pazifischen Raum. Weitere Informationen sind im Internet unter www.stellent.com und www.stellent.de zu finden.

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