Studie: In vier von fünf Firmen haben Dokumente ein unterschiedliches Gesicht

Unternehmen ohne einheitliche Geschäftskorrespondenz

(PresseBox) (Hannover, ) Zwar erachten vier von fünf deutschen Unternehmen eine einheitliche Gestaltung ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz als wichtig, tatsächlich haben ihre Rechnungen, Kundeninformationen oder Versandpapiere jedoch meist ein sehr unterschiedliches Gesicht. Nach einer Erhebung des internationalen Softwarehauses StreamServe unter 473 Firmen sehen sie nur in jedem fünften Fall alle gleich aus. Fast ein Drittel der befragten Betriebe bezeichnet die Gestaltung ihrer Geschäftsdokumente hingegen als „sehr uneinheitlich“. Als hauptsächliche Ursache geben sie den Einsatz verschiedenartiger oder unzureichender Softwarelösungen an. Über die Hälfte nennt zudem fehlende Gestaltungsrichtlinien und eine unzureichende Koordination der zahlreichen Zuständigkeiten als Grund. „Obwohl die professionelle Präsentation im Markt eine einheitliche Gestaltung aller Kommunikationsmedien verlangt, wird dieses Thema in vielen Unternehmen noch stiefmütterlich behandelt“, bewertet StreamServe-Geschäftsführer Michael Frauen die Ergebnisse. Allerdings sei inzwischen ein Umdenken zu erkennen. StreamServe bietet mit seiner Enterprise Document Presentment-Lösung (EDP) intelligente Werkzeuge zur einfachen und einheitlichen Gestaltung von Dokumenten an, wie sie von SAP- und andere ERP-Systemen in ihren Outputfunktionen nicht bereitgestellt werden können. Außerdem lassen sich damit im Gegensatz zu ERP-Systemen Barcodes, Grafiken oder OMR-Markierungen in Dokumente integrieren, die auch durch zusätzliche Daten aus anderen Systemen während des Prozesses ergänzt werden.

Ergebnisse:

Wie wichtig erachten Sie eine unternehmensweit einheitliche Gestaltung
aller Geschäftsdokumente?- sehr wichtig: 36%
- wichtig: 43%
- weniger wichtig: 21%
(n = 473 Unternehmen; Quelle: StreamServe Deutschland GmbH; 09/2005)

Ist unternehmensweit die Gesamtheit Ihrer Geschäftsdokumente von
Rechnungen über Bestellungen bis zu Versandpapieren, Berichten
etc. einheitlich gestaltet?- vollständig einheitlich: 18%
- etwa zwei Drittel einheitlich: 17%
- etwa die Hälfte einheitlich: 34%
- sehr uneinheitlich: 31%

Sofern keine einheitliche Gestaltung der Geschäftsdokumente vorliegt:
Was sind die hauptsächlichen Gründe?- fehlende Richtlinien: 57%
- keine Koordination der vielfältigen Zuständigkeiten: 54%
- unterschiedliche Softwarelösungen im Einsatz: 61%
- funktionale Beschränkungen der Software: 68%
- andere technische Gründe: 29%
(Mehrfachnennungen möglich)

OpenText

StreamServe ist der führende Anbieter von Lösungen zur Erstellung, dem Management und dem Versand flexibler Dokumente. Mit Hilfe der Lösungen profitieren Organisationen von ihren Kundenbeziehungen und steigern den Wert bestehender Dokumente. Die Software von StreamServe - sie basiert auf einer offenen Architektur - eröffnet Organisationen und ihren Partnern eine Zwei-Wege-Kommunikation, über die sie hoch personalisierte und vereinheitlichte Dokumente austauschen können - in jedem Format und über jeden Kanal, unabhängig von der Anwendung oder den Volumenanforderungen.

Zu den strategischen Partnern von StreamServe zählen Adobe Systems, IBM, InfoPrint Solutions Company, Infor, Lawson und SAP. Neben dem Hauptsitz in Burlington, USA, verfügt das Unternehmen weltweit über 14 Niederlassungen. StreamServe hat mehr als 5000 Kunden in über 130 Ländern - darunter BMW France, CLP Power Hong Kong, Plantronics und Siemens Financial.

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