Optimiertes Wissensmanagement in der W+ST-Gruppe

(PresseBox) (Saarbrücken/Dillingen, ) Zur Optimierung der Bereitstellung und des Transfers von Know-how innerhalb der W+ST-Gruppe wurde die Software META-DOK der META-LEVEL Software AG eingesetzt.

Die W+ST-Gruppe mit Hauptsitz in Dillingen/Saar zählt zu den führenden Wirtschaftsprüfungsund Steuerberatungs-Gruppen für den Mittelstand in Deutschland. Das Unternehmen bietet das komplette Dienstleistungsspektrum von Wirtschaftsprüfung über Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung bis hin zu IT-Consulting und Weiterbildung. W+ST wurde vor über 50 Jahren gegründet und besteht heute aus 33 Gesellschaften an 19 Standorten und hat etwa 400 Mitarbeiter.

"Orientierung" ist die Leitlinie der W+ST-Gruppe. Das Unternehmen gibt seinen Kunden Orientierung und bietet in steuerlichen und wirtschaftlichen Aspekten professionelle Unterstützung. Dies hat zur Folge, dass große Mengen von Dokumenten, die im Rahmen der Arbeit mit den Mandanten als Vorbereitung, begleitend oder als Ergebnis entstehen, schnell und effektiv im Zugriff sein müssen. Insbesondere vor dem Hintergrund der steigenden Anzahl elektronisch transferierter und aufzubewahrender Dokumente soll auch für die Zukunft die schnelle Verfügbarkeit dieser Informationen gewährleistet sein und damit ein Beitrag zum Knowhow- Transfer in der Gruppe geleistet werden. Es wurde daher eine Lösung gesucht, die als zentraler Informationspool eine strukturierte Ablage der vielfältigen Dokumente und Informationen ermöglicht. Wichtig war auch, dass der Zugriff auf die Dokumente und Daten für alle berechtigen Mitarbeiter - unabhängig davon, in welcher Gesellschaft oder an welchem Standort sie angesiedelt sind - schnell und unkompliziert möglich ist.

Daraus ergaben sich folgende Anforderungen:

? Elektronische Ablage aller Dokumente, die für Mitarbeiter bzw. Gruppen von Mitarbeitern relevant sind
? Einfache Strukturierungsmöglichkeiten nach unterschiedlichsten Kriterien
- Zugriff auf die bereitgestellten Inhalte von allen Standorten des Unternehmens und bei Bedarf auch von Kunden bzw. Mandanten aus
? Einfache und schnelle Suchmechanismen, die keine lange Einweisung erfordern
? Einfache Bedienbarkeit

Nach intensiven Gesprächen mit der META-LEVEL Software AG wurde beschlossen, die Software META-DOK des Saarbrücker Softwarehauses einzusetzen. Das webbasierte System META-DOK, das sowohl Elemente des Dokumentenmanagements als auch des Wissensmanagements bietet, war die geeignete Plattform für die angestrebten Ziele.

Zunächst wurden für die Bereiche Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Betriebswirtschaft und Akademie der W+ST-Gruppe Ablagestrukturen (Ordner, Klassifikationen und Schlagwortlisten) aufgesetzt, in denen alle relevanten Dokumente abgelegt wurden. Dazu gehören beispielsweise Muster für Angebote oder Berichte, die aktuellen Versionen der Vertriebsunterlagen und Präsentationen der Geschäftsfelder, Werkzeuge, die als Hilfsmittel herangezogen werden und allgemeine Unterlagen. Darüber hinaus wurden Informationen über Fachveranstaltungen, Literaturhinweise oder auch Auszüge aus Veröffentlichungen und Dokumentationen hinterlegt. Dieses umfangreiche Material steht nun allen berechtigten Personen zu Recherchezwecken zur Verfügung und sorgt für schnellen Know-how-Transfer und mehr Transparenz. Durch die Abonnement-Funktion der Software werden alle betroffenen Mitarbeiter automatisch und zeitnah über neue Inhalte und wichtige, für die eigene Arbeit relevante Informationen auf dem Laufenden gehalten.

META-DOK ist seit Frühjahr 2008 im Einsatz. In einem nächsten großen Schritt ist geplant, die Projektarbeit verstärkt über das System zu unterstützen und weitere Ablagebereiche für Kundenprojekte aufzubauen.

"Mit dem Informationspool auf Basis von META-DOK sind wir unserem Ziel, das Know-how im Unternehmen gezielt zu bündeln und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, ein großes Stück näher gekommen. Dies ist eine notwendige Voraussetzung für eine nachhaltige und effiziente Arbeit in der W+ST-Gruppe, denn unser Know-how ist unser wichtigstes Kapital, das es zu schützen und zu mehren gilt. Ein angenehmer Nebeneffekt war, dass die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen META-LEVEL Software AG zu jeder Zeit sehr konstruktiv und zielgerichtet verlief", so Harry Thiedemann, Vorstand der W+ST AG & Co. KG.

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