Dokumente erfolgreich managen

META-LEVEL stellt neue Version ihres Dokumentenmanagementsystems META-DOK vor

(PresseBox) (Saarbrücken, ) Flexibilität und schnelle Entschlussfähigkeit sind für Unternehmen wichtige Voraussetzungen, um mit der Konkurrenz Schritt halten und schnell auf die Anforderungen des Marktes reagieren zu können. Damit Entscheidungen schnell und sicher getroffen werden können, ist ein bewusster und systematischer Umgang mit den Dokumenten und Informationen im Unternehmen unerlässlich.

Für eine effiziente Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen und deren rechtskonforme Archivierung bietet die META-LEVEL Software AG das Dokumenten- und Wissensmanagementsystem META-DOK an. Die kürzlich freigegebene Version META-DOK 4.5.0 wurde um viele praktische Features ergänzt und sorgt durch hohen Bedienkomfort für eine einfache Nutzbarkeit im täglichen Umgang mit Informationen.

Mit META-DOK lassen sich Dokumente jeglicher Art auf einfache Weise zentral verwalten, gezielt im Unternehmen verteilen und über Intranet oder Internet jederzeit, weltweit abrufen. Durch ein ausgereiftes Berechtigungskonzept können eigene Bereiche für Filialen, Kunden und Partner eingerichtet und somit gemeinsame Informationen ausgetauscht werden.

Die in META-DOK gespeicherten Dokumente werden automatisch volltextindiziert. Vielfältige Such- und Filteroptionen garantieren ein schnelles Finden der Dokumente. Durch das Abonnieren von Themen werden die Nutzer von META-DOK über Änderungen und Neuheiten auf dem Laufenden gehalten. Für einen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Dokumente, z. B. für anstehende Projekte und Aufgaben, können die Benutzer ihre persönlichen Desktops einrichten und auf diesen Dokumente, Kategorien oder auch Weblinks platzieren.

Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei der elektronischen Archivierung bietet das System einen Mechanismus, mit dem aufbewahrungspflichtige Dokumente revisionssicher archiviert werden können nach GDPdU / GoBS.

Verschiedene Module (Clients), um die das Basissystem individuell ergänzt werden kann, sorgen für ein leichtes Handling beim Einstellen und Bearbeiten der Dokumente in META-DOK. So steht z.

B. mit dem Modul "META-DOK easy access" die blaue Ordnerstruktur von META-DOK auch als virtuelles Laufwerk im Windows Explorer zur Verfügung. Die Nutzer können somit die Dokumente in META-DOK speichern und bearbeiten ähnlich wie auf einer herkömmlichen Festplatte ohne ihre vertraute Arbeitsweise ändern zu müssen.

Papierdokumente lassen sich direkt per Knopfdruck am Scanner oder mittels Scan-Client mit OCR und Barcode-Erkennung in META-DOK speichern. Ein Client mit PlugIns zur Office- und Mail- Integration sowie diverse Schnittstellen zur Anbindung an bestehende Systeme ermöglichen einen schnellen Import von Dokumenten jeglicher Art.

Zur Offline-Nutzung des Systems werden Wissensdokumente (Metadaten inkl. deren Dateianhänge) als MDOK-Datei heruntergeladen und sind mit dem kostenlosen MDOK-Reader auch außerhalb des Systems lesbar. Mit einem speziellen Editor ist zudem eine systemunabhängige Erstellung und Bearbeitung von Wissensdokumenten möglich. Neue bzw. geänderte MDOKDateien können jederzeit wieder in das bestehende oder in ein anderes META-DOK-System importiert werden.

Aufgrund seines günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnisses eignet sich META-DOK sowohl für kleine, mittlere als auch große Unternehmen und wird in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt, so z. B. beim Bayerischen Rundfunk, der Gesellschaft Deutscher Chemiker, IDS (Tochter Allianz SE), NDT, Robert Bosch, UniCredit Luxembourg u. v. m.

META-LEVEL Software AG

Die META-LEVEL Software AG, 1983 gegründet, ist ein mittelständisches Softwarehaus in Saarbrücken. Neben der maßgeschneiderten Softwareentwicklung, die zum Kerngeschäft des Unternehmens gehört, und META-DOK bietet das Unternehmen hochverfügbare Datensicherungslösungen, IT-Schulungen und Coaching an.

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