ebInvoice - Elektronischer Rechnungsversand mit ERP-System WINLine®

(PresseBox) (Mauerbach/Wien, ) Elektronische (digitale) Rechnungen mühelos empfangen, senden und im eigenen ERP-System verarbeiten. Dieses so genannte ebInvoice ermöglicht MESONIC mit der neuen Version 8.4 seiner kaufmännischen Software WINLine. Eine standardisierte XML-Schnittstelle (ebInterface) sorgt für die reibungslose Datenübertragung und schafft bereits ab 10 Rechnungen pro Tag hervorragende Vereinfachungs- und Kostensenkungseffekte.

Ab sofort gibt es für österreichische Unternehmen einen einheitlichen und anerkannten Standard für digitale Rechnungen: ebInterface. Möglich machen dies ein Gesetzeserlass über die Anerkennung der digitalen Signatur für den Vorsteuerabzug, ein Zurverfügungstellen von Fördergeldern aus dem Wirtschaftsministerium, ein Konsortium unter der Leitung von AustriaPro sowie der Wirtschaftskammer Österreich und namhafte ERP-Softwarehersteller zu denen auch MESONIC zählt.

Elektronische Rechnungen aus der eigenen Warenwirtschaft/Fakturierung mühelos senden, empfangen und die Rechnungsdaten von den Lieferanten automatisch in die eigene Finanzbuchhaltung übernehmen - so lässt sich der maximale Vereinfachungs- und Kostensenkungseffekt erzielen. Mit ebInterface wurde ein (XML)-Rechnungsformat definiert, womit künftig gerade die mittelständische Unternehmen mit geringem Implementierungsaufwand Rechnungen elektronisch austauschen können. Der digitale Versand der Rechnungen erfolgt zunächst an eine Clearingstelle bzw. an einen eigenen Signaturserver, wo die Belege signiert und anschließend an den Kunden versandt werden. Diese digitale Signatur ist vom Gesetzgeber vorgegeben, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Sowohl Rechnungsteller als auch -empfänger sind verpflichtet die Rechnungen digital zu speichern und sie bei Steuerprüfungen zur Verfügung zu stellen.

MESONIC hat diese Schnittstelle in die jeweiligen Module der Produktreihen WINLine®, Corporate WINLine® und MESONIC® Business Compact (MBC) integriert und wird sie den Benutzern dieser Programme standardmäßig zur Verfügung stellen. MESONIC-Kunden erhalten die XML-Schnittstelle im Rahmen eines Wartungsvertrags kostenlos. Lediglich für die individuelle Einrichtung müssen Kosten entrichtet werden.

Einen Nutzen aus der elektronischen Rechnungslegung haben alle Beteiligten. Der Versender spart Papier, Kuvertierung, Portokosten, Zeitverlust durch Postweg, Archivraum und kann damit auch die raschere Bezahlung seiner Rechnung erwarten. Der Empfänger hat die Rechnung sofort in seinem ERP System, spart Erfassungszeit, bekommt die Zahlungskonditionen mitgeliefert und auch schon den Buchungssatz vorgeschlagen, kann umgehend mit der Rechnungskontrolle beginnen und spart ebenfalls Archivraum. Durch die digitale Signatur ist der Nachweis des Absenders gewährleistet. Ab ca. 200 Rechnungen monatlich rechnet sich der Einsatz von ebInvoice.

Der Versand und die Signierung der Rechnungen kann entweder im eigenen Haus durch den Einsatz eines Signaturservers und einer Corporate Signatur oder über eine Clearingstelle erfolgen. Experten des Bundesministeriums für wirtschaftliche Angelegenheiten und den Arbeitskreisen Austria Pro der Wirtschaftskammer haben errechnet, dass auf diese Weise Hunderttausende, wenn nicht Millionen von Rechnungen ohne Papier-, Handlings- und Portokosten bewegt werden können.

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