Mail to Print sorgt für ganzheitliche Prozessoptimierung und Transparenz bei der Dokumentenerstellung und Versand

Mit dem Service-Online-Portal (SoP) optimiert der Kunde die Druckfertigung, den Versand, die Zustellung und auch die nachgelagerten Prozesse

(PresseBox) (Ratingen, ) Mail to Print optimiert gemeinsam mit angeschlossenen Druckdienstleistern und Postdienstleistungspartnern die Druckfertigung, den Versand, die Zustellung sowie nachgelagerte Prozesse der Dokumenten- und Informationslogistik. Durch ein klar definiertes, vollautomatisiertes Reporting im Druck- und Versandprozess von Geschäftsdokumenten unterstützt Mail to Print seine Kunden bei einer übergreifenden Prozessoptimierung. Die gesamte Dokumentation und Überwachung der Produktionsprozesse - auf Wunsch bis hin zur Auslieferung durch den Postdienstleister - erfolgt über das neutrale Service-Online-Portal (SoP) der Mail to Print, an dem mittlerweile große Druckdienstleistungspartner wie zum Beispiel die Itella Informations GmbH oder der Dialog -Spezialist Daten_Partner GmbH angeschlossen sind, sowie spezielle vom Kunden definierte Letteshops. Da sämtliche Daten automatisch aus dem Prozess heraus generiert und zur Dokumentation an das Service-Online-Portal übergeben werden, sind eventuelle Fehler durch eine manuelle Eingaben ausgeschlossen. Kunden haben via Internet jederzeit direkten Zugang zu den lückenlos dokumentierten Statusdaten und können den Prozess exakt überwachen und gegebenenfalls eingreifen.

Die Verarbeitung der Dokumentendaten eines Versenders erfolgt nach einer Anreicherung mit bestimmten Trackingdaten durch ein spezielles Modul der Mail to Print über die jeweiligen Processing-Systeme der Druckdienstleister. Dort werden die Daten zu Sendungen konvertiert und Portooptimiert zusammengefasst. Im Ergebnis steht eine detaillierte Soll- Produktionsliste für die anstehende Verarbeitung. Während der nachfolgenden Druck- und Kuvertierprozesse werden automatisiert Statusdaten erhoben, die der Versender stets bis zum einzelnen, von ihm bereitgestellten Original-Datensatz zurückbeziehen kann.

Nachfolgend wird der gesamte Versandprozess dokumentiert, jeweils einzelsendungsbezogen auf jeden definierten und angeschlossenen Zustellpartner.

Mit Bereitstellung des Service-Online-Portals übernimmt Mail to Print die Dokumentation der Dokumentenübergabe zwischen den Druckdienstleistern und den Zustellpartnern sowie die Aggregation der von Druckdienstleistern gelieferten Trackingdaten. Jegliche Abweichung im Produktions- und Versandprozess wird über das automatisierte Reporting unmittelbar erkannt und der Kunde kann falls notwendig präventive Maßnahmen ergreifen.

Optimierungspotentiale, beispielsweise in der flexiblen Wahl alternativer Postdienstleister, werden transparent und können erschlossen werden. Das Statustracking erlaubt es dem Versender die mit den angeschlossenen Dienstleistungspartnern vereinbarten Service Levels Agreements (SLA) einfach zu überprüfen sowie vor- und nachgelagerte Prozesse, beispielsweise die personelle Besetzung eines Call-Centers exakt optimieren. "Hier liegt der Hauptvorteil für die Unternehmen, da die Kosten dieser Prozesse die Druck- und Versandkosten zumeist um ein Vielfaches übersteigen", weiß Rolf-Dieter van Alst, Geschäftsführer der Mail to Print, aus Gesprächen mit Kunden zu bestätigen.

Standardmäßige, IT-gestützte Soll-/Ist-Abgleiche während der Verarbeitung sorgen gleichzeitig für maximale Qualität der Leistungen. Die Prozess-Automatisierung beschleunigt außerdem den Versandprozess und so beispielsweise im Rechnungsversand den Cashflow eines Unternehmens erheblich.

"Statt mit unseren Kunden über die letzte Kommastelle des Preises einer Druckseite zu verhandeln oder Zeit auf Reklamationsrecherchen zu verschwenden, sehen wir unsere Aufgabe in der ganzheitlichen Optimierung der Dokumentenlogistik unserer Kunden", sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer der Itella Informations GmbH in Deutschland.

Ein klares Statement und der Grund warum Itella das SoP der Mail to Print in den Prozessablauf integriert hat.

Axel Both, Geschäftsführer und Inhaber von DATEN_PARTNER, sagt: "Ehrlichkeit, vollständige Transparenz und proaktives Handeln bestimmen den Erfolg in unserer Branche, denn der Kunde muss wissen, wenn es Verzögerungen gibt und welchen Einfluss dies auf nachgelagerte Prozesse hat".

"Durch die Anbindung an das "SOP" der Ratinger Brieflogistik- und IT-Spezialisten von Mail to Print und damit Überwachung durch einen neutralen Partner, zeige ich unseren Kunden tagesgenau und online an genau definierten Prozessstellen auf, wie weit die Druckfertigung ihrer Brief und Mailing-Sendungen erfolgt ist und was tatsächlich versendet wurde", ergänzt Axel Both weiter. Die Information kann direkt vom Versender eingesehen werden.

Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH

Das im Juni 2007 gestartete Unternehmen Mail to Print hat sich mit innovativen Briefdienstleistungen nach nur einem Jahr am Markt etabliert. Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt das Unternehmen heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment und ist hinter der Deutschen Post das größte Distributionsunternehmen für aus Datenstrom erzeugte Briefe in Deutschland.

Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden. Im Kern geht es um die DVgestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Neben dem Großkundenprodukt BDS (Brief Distribution Solutions) bietet Mail to Print mit dem Briefonlineportal "BoP" (www.briefonlineportal.de) auch kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Lösung für effizienten und preiswerten Briefversand. Mit diesem Produktportfolio strebt Mail to Print-Geschäftsführer Rolf Dieter van Alst im laufenden Jahr ein durchschnittliches monatliches Briefvolumen von 15 Millionen koordinierten Sendungen an.

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