Georg Kohl bietet mit dem Service online Portal der Mail to Print neue Mehrwertdienstleistung

(PresseBox) (Ratingen, ) Der Erfolg dokumentengebundener Kommunikation hängt von vielen Faktoren ab. Abgesehen von Inhalt, Design oder Farbe, spielt der reibungslose Ablauf des gesamten Produktions- und Versandprozesses eine entscheidende Rolle. Mit dem Service online Portal von Mail to Print bietet die Georg Kohl GmbH ihren Kunden nun die Möglichkeit, den gesamten Prozess transparent zu verfolgen.

Dabei geht es unter anderem um die Beantwortung der Frage, was wann verschickt wird. Unternehmen wissen meist recht genau, wann ihre nächste Mail-Kampagne oder der nächste Rechnungs- oder Mahnlauf anstehen. Was sie jedoch nicht immer wissen ist, was wann konkret gedruckt und ausgesendet wird und vor allem was wann zugestellt wird. Doch nur wer das auf den Tag genau bestimmen kann, kann nachgelagerte Prozesse exakt planen und bei etwaigen Problemen frühzeitig gegensteuern.

Die Brieflogistikspezialisten der Mail to Print aus Ratingen ermöglichen ihren Kunden mit Hilfe eines Online-Portals den Gesamtprozess - von der Druckvorstufe bis zu den Aktivitäten nach der Zustellung - qualitäts- und kostenmäßig zu überwachen und zu optimieren.

Was waren die wirklichen Kosten? Hat jeder Dienstleister korrekt abgerechnet oder wurde zu viel bezahlt? Diese Fragen sind keineswegs trivial, denn die Produktionskette von Briefen und Direct Mailings sperrt sich oft gegen die wünschenswerte Transparenz. "Nehmen wir einmal an, der tatsächliche Versand eines Direct Mailings, also die Auflieferung der Briefe bei einem Zustellunternehmen, ist fest terminiert auf Tag x. Für den Versender bedeutet dies vor allem eines: Er kann sich nicht sicher sein, dass sein Mailing am Tag x auch komplett produziert wird, taggleich in den Versand geht und am Tag x plus y beim Empfänger ist. Denn wenn es Probleme während der Druckfertigung oder beim Versand gegeben hat, lassen die beteiligten Dienstleistungspartner einen Versender darüber oft in Unkenntnis", beklagt Rolf-Dieter van Alst, Geschäftsführer der Mail to Print.

Nicht so bei der Firma Georg Kohl aus Brackenheim, die mit knapp einer Milliarde personalisierter Seiten im Jahr zu einem der führenden Dokumentenmanagement- und Druckdienstleistern in Europa zählt. "Bei Georg Kohl steht die Kundenzufriedenheit an erster Stelle und wir suchen ständig nach Möglichkeiten, unser Angebot im Sinne unserer Kunden weiter zu optimieren.", betont Klaus Ulrich, Leiter des Geschäftsbereichs Dokumentenmanagement bei Georg Kohl. "Durch die Zusammenarbeit mit Mail to Print bieten wir unseren Kunden einen Mehrwert, der sich für sie bezahlt macht. Mit dem Service Online Portal stellen wir eine Leistung zur Verfügung, die unseren Kunden erlaubt, jederzeit nachzuvollziehen, in welcher Prozess- und Produktionsphase sich ihre Druckaufträge befinden und was zu welchem Zeitpunkt dem Versand übergeben wurde. Unsere Kunden müssen zeitnah wissen, falls etwas nicht gemäß ihren Planungen laufen sollte und welchen Einfluss das auf nachgelagerte Prozesse wie die Zustellung oder die Aktionen in einem angeschlossenen Call-Center hat.", erläutert Ulrich.

Mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, gehen vermehrt auch andere Unternehmen diesen Schritt und implementieren das Service online Portal von Mail to Print. Auf diese Weise erhalten sie ein neutrales Monitoring des Gesamtprozesses. Galt es in der Vergangenheit, die einzelnen Dienstleistungspartner für Druck und Zustellung für den einzelnen Prozessabschnitt auszuwählen, so steht mittlerweile die Betrachtung des Gesamtprozesses im Vordergrund, denn nur so können alle Synergien gehoben werden. Welcher Druckdienstleister liefert einen Mehrwert und erfüllt die Kriterien des SLA? Welche Postdienstleister, die neben der DPAG zum Einsatz kommen, liefern die adäquate Performance? - Kernfragen, die bei der Gesamtprozessbetrachtung eine wesentliche Rolle spielen.

Das Service online Portal kann individuell an die Anforderungen der Versender angepasst werden. Bei vielen Unternehmen ist es vollständig in die Arbeitsabläufe der Prozessplanung, - steuerung und -überwachung integriert. Kunden stellen oft unterschiedliche Anforderungen an die Prozesskontrolle, bei allen spielt die Kernfrage jedoch die entscheidende Rolle: Wurde wirklich alles zum geplanten Termin produziert und versandt und wurde tatsächlich das abgerechnet was produziert und zugestellt wurde?

"Wir wissen immer sehr genau, wann welche Briefsendungen in den Versand gingen und ob tatsächlich auch alles vom Druckdienstleister produziert wurde und was vom Zustellpartner übernommen wurde", verdeutlicht Rolf-Dieter van Alst. "Dieses Wissen bilden wir für unsere Kunden, zum Beispiel Telekommunikations- oder Inkassounternehmen, Energieversorger oder Banken innerhalb des Service online Portals ab - genauso wie die Perfomancedaten der Briefzustellunternehmen. Mit den Tools Online Produktion, Online Recherche, Online Redressing, Online Reklamation und Online Performance hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands einzusehen."

"Alle an das SoP angeschlossenen Dienstleistungspartner werden permanent durch Mail to Print auditiert und die Qualitätssicherung und Prozesstransparenz wird durch Mail to Print zertifiziert." erklärt Rolf-Dieter van Alst.

Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH

Das im Juni 2007 gestartete Unternehmen Mail to Print hat sich mit innovativen Briefdienstleistungen am Markt etabliert. Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt das Unternehmen heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment und ist hinter der Deutschen Post das größte Distributionsunternehmen für aus Datenstrom erzeugte Briefe in Deutschland.

Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden. Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Neben dem Großkundenprodukt BDS (Brief Distribution Solutions) mit den Kernprodukten APM (Alternatives Porto Modul) und SoP (Service online Portal) bietet Mail to Print mit dem Briefonlineportal "BoP" (www.briefonlineportal.de) auch kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Lösung für effizienten und preiswerten Briefversand.

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