Klare Richtlinien sowie professionelle Hard- und Software nehmen der E-Mail-Archivierung ihren Schrecken

E-Mail-Archivierung sorgt für viel Verwirrung – infoWAN klärte

(PresseBox) (Unterschleißheim, ) „Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der E-Mail-Archivierung erfüllt werden?“, haben sich die Teilnehmer der infoWAN-Roadshow gefragt, die sich diesem viel diskutierten Thema widmete. Schnell stand fest: Die Verunsicherung ist aufgrund der Informationsflut groß. Etwas Licht ins Dunkel konnte Dr. Sibylle Gierschmann, Spezialistin im Bereich Informations-Technologie bei der internationalen Rechtsanwaltskanzlei Taylor Wessing, bringen.

Ihre wichtigste Empfehlung: Klare Richtlinien schaffen. Private Mails sollten in der elektronischen Geschäftspost grundsätzlich tabu sein. Denn: Findet keine Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung statt, ist jede Kommunikation als privat anzusehen. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber Telekommunikations- und Telediensteanbieter ist und deshalb das Fernmel-degeheimnis zu wahren hat. Dieses besagt, dass jegliche Überwachung der Inhalte und Verbindungsdaten unzulässig ist. Folge: Es darf nicht archiviert werden. „Wer seinen Mitarbeitern private Mails dennoch erlauben will, sollte ihnen über einen Webbrowser den Zugang zum privaten Webmail-Dienst ermöglichen.“

Spezielle Bestimmungen für die Archivierung von E-Mails gibt es nicht, d.h. es gelten die allgemeinen Regeln: E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur muss man im Original aufbewahren. Unterlagen, die den Ab-schluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsge-schäfts betreffen sowie Buchungsbelege und E-Mails, die zum Verständnis der Handelsbücher erforderlich sind, aber auch „Geschäftsbriefe“, also alle Mitteilungen des Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach au-ßen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen archiviert werden. Buchungsbelege müssen zehn, Handels- und Geschäftsbriefe müs-sen sechs Jahre aufbewahrt werden. Wirklich sicher ist: Mails in Papierform zu archivieren reicht nicht mehr.

Steuerlich relevante Daten sind für den Zugriff des Finanzamtes „in geeigne-ter Weise“ vorzuhalten. Denn der Fiskus kann sich im Falle eines Falles einen Lesezugriff unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem verschaf-fen, eine maschinelle Auswertung vom Steuerpflichtigen für den mittelbaren Datenzugriff verlangen oder darauf bestehen, dass die Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung bereit gestellt werden.

Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in digitaler Form vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten sicherzustellen, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten verfügbar sind und innerhalb einer angemes-senen Frist lesbar gemacht werden können. Für Hard- und Software gilt gleichermaßen, dass eine nachträgliche Veränderung nicht möglich sein darf. Nachträgliche Bearbeitungen müssen in jedem Fall protokolliert werden und mit dem Dokument zusammen gespeichert werden. Datensicherungs-maßnahmen helfen das Risiko von Unauffindbarkeit, Vernichtung oder Dieb-stahl zu vermeiden.

Was eine gute Archivierungssoftware bietet und wie man damit eine einfa-chere Administration von Microsoft Exchange erreicht, hat infoWAN Ge-schäftsführer Lars Riehn vorgestellt. Der IT Spezialist setzt bei diesem The-ma auf ZANTAZ EAS. Die Software ermöglicht die Umsetzung von heutigen und zukünftigen rechtlichen Anforderungen, denn EAS ist auf die Einrichtung zentraler Policies und Überwachung von Aufbewahrungsfristen ausgelegt. Dabei kann ein mehrstufiges Konzept auf unterschiedlichen Medien verwen-det werden.

EAS gestattet den gezielten und sehr granularen Export der geforderten Daten in PST-Dateien. Das bietet den Vorteil der Vermeidung von Zufalls-funden (Ringfencing). Sollten private E-Mails trotz aller Bedenken erlaubt sein, können diese durch Markierungen oder Ablage in bestimmten Ordnern von der Archivierung ausgenommen werden. EAS unterstützt die Journal-Archivierung. Auch bei Envelope Archiving bleibt Single Instance erhalten. Darüber hinaus ermöglicht die Software die redundante Aufbewahrung in mehreren Speichern. „Ein Archiv ist nur dann rechtlich relevant, wenn es vor Veränderungen sicher ist“, betonte Lars Riehn eindringlich. Die ideale Lö-sung ist die Speicherung der Daten auf EMC Centera, denn sie steht für Ausfallsicherheit, Schutz vor Manipulation, eine automatische Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Löschen der abgelaufenen Objekte.

infoWAN Datenkommunikation GmbH

Die infoWAN Datenkommunikation GmbH ist eine Unternehmensberatung für komplexe IT-Infrastrukturen mit Sitz auf dem Microsoft Campus in Unterschleißheim bei München. Das Unternehmen wurde 1996 von Geschäftsführer Lars Riehn gegründet und bietet ein komplettes Dienstleistungsangebot. Als Microsoft Gold Certified Partner ist infoWAN spezialisiert auf Lösungen im Microsoft-Umfeld. Die Tätigkeitsbereiche umfassen mehrere Projektschwerpunkte, z.B. Active Directory, Microsoft Windows und Exchange Server, Office Communications Server, Citrix-Lösungen sowie Terminal Server und Client Design. Auch der Microsoft SharePoint Portal Server, der ISA (Internet Security and Acceleration) Server und System Management mit Microsoft System Center sowie Identity Management mit dem Microsoft Identity Lifecycle Manager zählen zu den fokussierten Microsoft Technologien von infoWAN. Der Vertrieb von marktführender Software für die Bereiche Archivierung, Backup & Recovery, Virenschutz, mobile Kommunikation und Groupware sowie Administrator Tools und Gruppenkalender, Ressourcenverwaltung und auch Zubehör für Videokonferenzen wie die Microsoft RoundTable Kamera, runden das Portfolio ab.

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