10 Gründe für Fax

Warum jedes Unternehmen Fax einsetzt und wie diese "alte" Technologie heute verwendet wird

(PresseBox) (Teltow bei Berlin, ) Ist Fax von gestern? Von wegen! Kaum ein Unternehmen will heute auf Fax verzichten. Die folgenden zehn Gründe, zusammengestellt vom Unified-Messaging-Spezialisten Ferrari electronic, machen deutlich, warum das so ist und warum Fax für moderne Kommunikation unersetzlich ist.

1. Fax ist etabliert

Jeder weiß, wie Fax funktioniert. Papierfax ist alteingeführt und gilt in zahlreichen Branchen als zuverlässigstes Medium. So erhalten Apotheken lebenswichtige Medikamenteninfos nicht etwa über E-Mail, sondern über Fax. Während beim Empfänger tatsächlich noch häufig Einzel-Geräte stehen, nutzen die Versender - etwa der Apothekenverband und die Pharma-Unternehmen - Computerfax. Auch Produktions- und Lagerhallen ohne DSL und ISDN-Verbindung sind über Fax immer erreichbar - selbst Kreuzfahrtschiffe können über Satellit Fax empfangen.

2. Fax ist nachweisbar

Für jedes versendete Fax erhält der Absender einen Sendebericht, ob die Zustellung erfolgreich war. Dieses Prinzip, ähnlich einem Brief per Einschreiben, gilt für Papierfax und elektronisch versendetes Fax gleichermaßen. Diese Eigenheit des Fax-Protokolls ist auf E-Mail technisch nicht übertragbar: Wer eine Zustellbestätigung von seinen E-Mail-Adressaten wünscht, verursacht ein Dialogfenster im E-Mail-Client des Adressaten - und macht sich meist unbeliebt. Viele schalten deshalb das Senden von Bestätigungen komplett ab.

3. Fax ist billig

Im Vergleich zu E-Mail mag Fax teuer erscheinen, doch diese Denkweise unterschätzt die enormen Infrastrukturinvestitionen, die nötig sind, um E-Mail heutzutage effizient einzusetzen. Ein netzwerkfähiges Computerfax ist ein vergleichsweise leichtgewichtiges Zusatzprodukt, das sich in den E-Mail-Client und die E-Mail-Administration einklinkt. Faxe innerhalb eines Unternehmens sind bei so einer Lösung sogar kostenlos, externe Faxe kosten nur einen Bruchteil des Portos von Briefen. Abgerechnet wird über die Telefonverbindung. Rechnungsversand über Fax bietet auch heute für viele Firmen ein enormes Innovations- und Einsparungspotenzial.

4. Fax ist schnell

Obwohl ein Fax billiger ist als ein Brief, kommt es fast ohne Zeitverzögerung an. Darüber hinaus entfällt der Aufwand für das Eintüten und Frankieren. Und mit Computerfax ist ein Fax genauso schnell geschrieben und abgeschickt wie eine E-Mail.

5. Fax ist einfach

Moderne Unified-Messaging-Systeme integrieren die Fax-Funktionalität (ebenso wie zum Beispiel SMS und Voice-Mail) vollständig in die E-Mail-Infrastruktur. Der Anwender tippt sein Fax wie eine E-Mail und schreibt die Faxnummer ins Adressatenfeld. Die Unified-Messaging-Lösung erstellt automatisch das Fax mit Deckblatt, Briefkopf und den korrekten Kontaktdaten. Obwohl der Zeitaufwand der gleiche ist, hat das, was beim Adressaten ankommt, eine völlig andere Verbindlichkeit und Wirkung als eine E-Mail.

6. Fax ist zielsicher

Wer etwas versendet, will dass es ankommt. Gerade dies ist der Schwachpunkt von E-Mail. Weit über 90 Prozent der E-Mails, die Unternehmen erhalten, bekommt der Adressat nie zu Gesicht, weil Spam-Filter sie aussortieren. Trotz aller Fortschritte der Sicherheitstechnologien gehören "False Positives" zur E-Mail-Realität. Fax ist dagegen resistent gegen Spamfilter, da der Textinhalt eines Faxes nicht erkannt werden kann. Aber Fax ist auch ungefährlich, da es garantiert frei von Viren und Trojanern ist.

7. Fax ist integrierbar

Weitergehende technische Möglichkeiten von elektronischen Faxen sind zu Unrecht eher unbekannt: So ist der Fax-Einsatz auch in Cloud-Umgebungen möglich. Zudem ist papierloses Faxen nicht nur auf E-Mail-Programme beschränkt. Office-Anwendungen, ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning), CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) oder DMS-Lösungen (Document Management System) können ebenso Faxe versenden. So verschicken zum Beispiel einige SAP-Anwender mit Zusatzprodukten direkt aus dem System heraus bindende Angebote und beschleunigen so ihre Prozesse. Ebenso können empfangene Dokumente anhand der Durchwahlnummer automatisch in zugehörige Arbeitsabläufe einfließen, zum Beispiel Bestellungen und Anfragen.

8. Fax ist sicher

Fax bedeutet vertrauliche Kommunikation zwischen den Endpunkten. Das Fax-Protokoll schickt Nachrichten direkt vom Versenderfax zum Empfängerfax. Zwischenspeicherung, Mithören, Manipulieren oder Abfangen sind technisch fast nicht realisierbar und in der Praxis noch nicht vorgekommen.

9. Fax ist rechtssicher

Zunächst die schlechte Nachricht: In Deutschland ist nur der Versand von Papierfax an Papierfax per se rechtssicher. Sobald ein Computerfax im Spiel ist, ist eine elektronische Signatur notwendig. Insofern behandelt das Gesetz elektronisches Fax und E-Mail gleich. Die Signatur speichert Informationen über das versendete Fax. Der ganze Inhalt ist in einem 2dimensionalen Code abgespeichert und belegt, dass genau dasselbe Fax empfangen wurde, das auch versendet wurde. Somit sind beispielsweise Rechnungen fälschungssicher und bei der Umsatzsteuer-Rückerstattung gibt es keine Probleme. Professionelle Unified-Messaging-Lösungen unterstützen daher optional die elektronische Signatur für Fax.

10. Fax ist beliebt

Auch wenn einige Unternehmen Fax als Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen, spricht fast immer und überall zumindest ein triftiger Grund gegen die Abschaffung: Der Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer ein Kunde schnell und sicher Dokumente an ein Unternehmen senden möchte, seien es Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax. Und wer nicht auf der Welle empfängt, auf der die Kunden senden, sieht alt aus.

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