Benutzerfreundlichkeit wird zum zentralen ECM-Thema

d.velop mit 10 Merkmalen für benutzerfreundliche ECM-Anwendungen

(PresseBox) (Gescher, ) Der Benutzerfreundlichkeit der ECM-Lösungen soll nach den Vorstellungen der Anwender eine deutlich größere Bedeutung als in der Vergangenheit beigemessen werden. Zu diesem Ergebnis kam die Fachkonferenz d.forum der d.velop AG mit fast 600 Teilnehmern, die sich besonders der Frage der Einfachheit im praktischen Umgang mit der Software widmete. Damit wurden die Erkenntnisse einer kürzlich durchgeführten Studie des ECM-Anbieters bestätigt, der zufolge der Usability-Aspekt generell bei allen Applikationen deutlich an Stellenwert gewinnt.

"In den Augen der Praktiker muss sich der bislang stark auf Features und deren Erweiterung ausgerichtete Fokus deutlich in Richtung des Benutzers wandeln", erläutert Rainer Hehmann, Leiter Product Management bei d.velop, den Tenor des d.forums. "Die modernen Anwendungen auch bei ECM haben inzwischen eine Komplexität erlangt, die ein kompliziertes Handling zur Folge haben. Damit laufen sie Gefahr, die eher steigenden Effizienzansprüche der Unternehmen in ihren Sachbearbeitungsprozessen zu unterlaufen", problematisiert er.

Laut den Kommentaren zahlreicher Referenten und Teilnehmer auf der Fachkonferenz sollen ECM-Lösungen zukünftig, statt eine sehr dynamische Funktionsmaximierung zu verfolgen, stärker die Bedienungsfreundlichkeit in den Mittelpunkt rücken. Sie müsste bereits in den Grundprinzipien der Entwicklungskonzepte eine adäquate Berücksichtigung finden. "Dieser veränderte Fokus der Anwender bedeutet keinesfalls einen Verzicht auf weitere technische Entwicklung, sondern die innovative Herausforderung der Zukunft besteht darin, bei den Anwendungen für das Enterprise Content Management eine Balance von technologischem Fortschritt und Einfachheit in der Benutzung zu finden", weist Hehmann den Weg. Er konkretisiert die damit verbundenen Erfordernisse und nennt zehn zentrale Merkmale, die zu einer Steigerung der Usability bei ECM-Anwendungen führen:

1. Die Entwicklung der Anwendung sollte durchgängig und konsequent aus der Sicht des Benutzers konzipiert werden und nicht nach funktionalen Präferenzen erfolgen.
2. Der Benutzer muss in der Lage sein, mit höchstens drei Mausklicks Standardfunktionen ausführen zu können.
3. Auch bei komplexeren Komponenten und Werkzeugen der ECM-Anwendung müssen gegenüber klassischen Lösungen die Handlungsschritte deutlich vereinfacht werden.
4. Für alle ECM-Funktionen ist eine auf allen Ebenen sehr übersichtliche und damit ergonomisch vorteilhafte Bedienoberfläche erforderlich.
5. Es dürfen innerhalb der gesamten Applikation keine Diskrepanzen in der Philosophie "Benutzerfreundlichkeit" bestehen.
6. Der Benutzer muss jederzeit im Blick haben, an welcher Stelle des Gesamtprozesses er sich befindet.
7. Es darf selbst bei seltener oder sporadischer Nutzung der ECM-Anwendung nur ein geringer Lernaufwand entstehen.
8. Die Arbeit der Anwender ist durch intelligente Suchroutinen innerhalb der Dokumentenwelt aktiv zu unterstützen.
9. Der Benutzer muss das Arbeitstempo selbst bestimmen können und darf nicht vom System geführt werden.
10. Bei der technischen Weiterentwicklung der ECM-Lösung darf es zu keinen Kompromissen bei der Benutzer-Orientierung kommen.

Nach diesen Prinzipien wurde bereits die auf dem Fachkongress präsentierte neue Version der d.velop-Lösung d.3 entwickelt.

d.velop AG

Die 1992 gegründete d.velop AG mit Sitz im nordrheinwestfälischen Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen/Organisationen optimiert. Neben der strategischen Plattform d.3 - einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung - entwickelt die d.velop AG mit der Produktlinie ECSpand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort die Funktionsbereiche ECM und DMS vervollständigen.

Kernfunktionen beinhalten eine automatisierte Posteingangsbearbeitung mit selbstlernender Dokumentenklassifizierung, eine effiziente Dokumentenverwaltung und archivierung sowie die komplette Ablaufsteuerung der Prozesse. So beschleunigen die Lösungen der d.velop Abläufe, vereinfacht Entscheidungen und verbessert nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit.

Die hohe Qualität der Projekte resultiert aus der Kompetenz der mehr als 300 Mitarbeiter der d.velop Gruppe (d.velop AG und d.velop competence center) sowie der weltweit rund 150 Partnerunternehmen im d.velop competence network. Das überzeugte bisher über 680.000 Anwender bei mehr als 2.300 Kunden wie ESPRIT, Werder Bremen, Tupperware Deutschland, EMSA, HRS Hotel Reservation Service, die Stadt München, die Deutsche BKK, die Basler Versicherung, die Universal-Investment-Gesellschaft oder das Universitätsklinikum Tübingen.

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