Klick und weg

Neu in DocuWare 5.1: Dokumente direkt aus Web Client als PDF versenden

(PresseBox) (Germering, ) Konsequent entwickelt DMS-Spezialist DocuWare seine Software ausschließlich auf Basis neuester Technologien. Mit der aktuellsten Version des DocuWare Web Client können Dokumente direkt aus der Browseranwendung heraus per E-Mail verschickt werden. Vor allem der Versand im PDF-Format erleichtert die tägliche Arbeit.

Revisionssicher archivierte Dokumente lassen sich über den DocuWare Web Client im Dokumenten-Pool suchen und in einer Ergebnisliste anzeigen. Daraus kann ein gewünschtes Dokument über den Menüpunkt "In E-Mail senden" zum Versand angewählt werden. Der Anwender entscheidet, ob er das Dokument als Anhang einer E-Mail oder als Hyperlink versenden möchte. Besonders nützlich ist dabei die Option, das ausgewählte Dokument in das PDF-Format umzuwandeln. Der lokale Mail-Client, etwa Microsoft Outlook oder Thunderbird, öffnet sich automatisch und die E-Mail befindet sich nach dem Versand im eingesetzten Mail-Programm unter "Gesendete Elemente". Die Möglichkeit, aus dem Internet Explorer oder Firefox Browser heraus den lokalen Mail-Client unter Berücksichtigung aller Sicherheitsmechanismen anzusprechen, ist für Dokumentenmanagement-Systeme neu und bisher einzigartig.

Einzigartige Funktionalität

Der Vorteil am Versand als PDF ist, dass Daten aus beliebigen Anwendungen auf jeder Plattform angezeigt und ausgedruckt werden können. Dabei entscheidet der Sender, ob Anmerkungen und Stempel, die mit DocuWare auf dem Dokument angebracht wurden, in das PDF eingefügt werden oder nicht. Fordert beispielsweise der Kunde eine Rechnung zur Ansicht, kann ihm diese ohne Kennzeichnungen zugesandt werden. Im DocuWare-Archiv ist sie weiterhin im revisionssicheren TIF-Format mit allen Markierungen gespeichert.

Bei der Kommunikation mit Personen, die Zugriff auf dasselbe DocuWare-System haben, lassen sich Dokumente auch als Link per E-Mail versenden. Damit ist sichergestellt, dass der Empfänger immer die aktuellste Version des Dokuments im Archiv öffnet - unabhängig davon, ob nachträgliche Änderungen vorgenommen wurden. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich komplette Ergebnis- und Aufgabenlisten per Link verschicken lassen.

Webbasiertes Dokumenten-Management via DocuWare Web Client erfordert keinerlei Softwareinstallation auf dem Client; ein Internetzugang mit handelsüblichem Browser ist ausreichend. DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar unterstreicht die einfache Handhabung: "Die neue Funktionalität haben wir wie gewohnt auf Basis neuester Technologien, beispielsweise dem Microsoft Click-Once-Modell, entwickelt. Die intuitive Bedienung ermöglicht ein sofortiges Arbeiten."

Zu sehen sind DocuWare-Lösungen auf der DMS EXPO 2009 in Halle 7, Stand C004.

DocuWare GmbH

Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 70 Ländern mit circa 7.500 Installationen und mehr als 100.000 Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumen-tenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort - mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.

Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corpora-tion mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die DocuWare Ltd, Weybridge, Surrey. DocuWare S.L. mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien; DocuWare SARL, Paris, ist für den französischen Markt zuständig.

DocuWare - Software für Integriertes Dokumenten-Management

Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentra-len Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD-Techniken und für erweiterte Workflow-Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außer-dem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange, GroupWise oder Lotus Notes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern.

DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 15 Sprachen erhältlich

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