Deutsche Post zeigt Systemlösungen für den Dokumenten-Workflow

DMS Expo vom 27. bis 29. September in Essen:

(PresseBox) (Bonn, ) Anlässlich der diesjährigen DMS Expo präsentiert die Deutsche Post branchenspezifische Dokumenten-Management-Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse durchgängig digital abwickeln können. Dabei haben Kunden die Möglichkeit, sowohl komplette Wertschöpfungsketten als auch einzelne Prozessschritte an die Deutsche Post auszulagern. Die Schwerpunkte des Essener Messeauftritts bilden zum einen Module für das Rechnungsmanagement. Zum anderen stellt die Deutsche Post eine neue Systemlösung zur Digitalisierung von Sendungen vor, mit der sie die Eingangspost von Unternehmen zeitnah zur taggleichen Bearbeitung in digitaler Form zur Verfügung stellt und unmittelbar in den digitalen Workflow des Kunden einspeist. Darüber hinaus zeigt die Deutsche Post speziell für Krankenversicherer eine modulare Komplettlösung für Antragsmanagement, Ausgabe und Verwaltung der elektronischen Gesundheitskarte.



Rechnungen kostengünstig versenden und bearbeiten

Die meisten Unternehmen verschicken immer noch einen großen Teil ihrer Rechnungen in Papierform. Dennoch: Das elektronische Rechnungsmanagement ist auf dem Vormarsch. Die Deutsche Post präsentiert auf der DMS Expo für beide Wege ein umfangreiches Leistungsportfolio:



Für das papiergebundene Rechnungsmanagement bietet die Deutsche Post die Systemlösung Kreditorenmanagement. Hier werden eingehende Papierrechnungen nach vordefinierten Kriterien in den Briefzentren oder in den Poststellen der Unternehmen gescannt. Im nächsten Schritt prüft das System, ob die Rechnung plausibel ist: Stimmen die addierten Beträge? Ist die Mehrwertsteuer korrekt angegeben? Bei Rechnungsfehlern stößt das System automatisch eine Rücksendung an den Kreditor an. Danach durchläuft das Dokument ein vorher mit dem Postkunden festgelegtes Prüfungsverfahren, bevor die freigegebene Rechnung die Buchhaltung erreicht. Hier löst das System ebenfalls nach festgelegten Kriterien die Bezahlung aus.



Mit Dokumentenservice Online (DSO) lässt sich der Rechnungsaustausch zwischen zwei oder mehreren Unternehmen vollständig elektronisch realisieren. Die gemeinsam mit SAP entwickelte Kommunikationsplattform übermittelt die elektronischen Rechnungsdaten direkt aus dem Fakturierungssystem des Versenders in die Buchhaltungssysteme des Empfängers. Der Adressat erhält die Daten im gewünschten Format, optional auch mit einer digitalen Signatur. Beim DSO können auch kleine und mittelständische Unternehmen, für die sich der Datenaustausch via EDI (Electronic Data Interchange) nicht rentiert, kostengünstig an die elektronische Kommunikationsplattform angeschlossen werden. In einer weiteren Ausbaustufe von DSO können auch Angebote, Bestellungen und andere regelmäßig aus- und eingehende Dokumente elektronisch ausgetauscht werden. Ab 2006 ist die Erweiterung des Dienstes auch für den internationalen Geschäftsverkehr geplant.



Dokumente frühzeitig digitalisieren und interne Prozesse optimieren

Das Digitalisieren von Dokumenten dient heute in den meisten Fällen ausschließlich der Archivierung nach der Bearbeitung. Die frühzeitige Digitalisierung der Eingangspost vor der Sachbearbeitung leitet den digitalen Workflow sofort ein und erlaubt damit die Optimierung des gesamten Arbeitsprozesses und die Realisierung deutlicher Kosteneinsparungen. Das flächendeckende Netz von Digitalisierungsstationen der Deutschen Post stellt den Kunden die Eingangspost bundesweit an jedem beliebigen Standort digital zur Verfügung. Das bedeutet, ein Dokument erreicht den Empfänger schneller und die internen Bearbeitungs- und Reaktionszeiten werden deutlich verkürzt. Dabei profitieren insbesondere Unternehmen mit mehreren Standorten von der Infrastruktur der Deutschen Post, da sie nicht auf lokale Anschriften verzichten müssen und z.B. eingehende Kundenanfragen oder Rechnungen noch am Zustellungstag von jedem Standort aus bearbeitet werden können. Mit dem Digitalen Posteingangs-Service schaffen Unternehmen den Spagat zwischen flexiblen und schlanken Prozessen einerseits und Kundennähe andererseits.



Logistische Herausforderung „Elektronische Gesundheitskarte“

2006 erhalten die rund 70 Millionen Versicherten in Deutschland über ihre Krankenkassen die elektronische Gesundheitskarte. Speziell für gesetzliche Krankenkassen bietet die Deutsche Post ein Lösungsportfolio, das den gesamten Lebenszyklus der Gesundheitskarte unterstützt. Aktuell konzentriert sich das Angebot auf Leistungen, die im Vorfeld der Kartenausgabe notwendig sind. Dazu gehören unter anderem der Druck und Versand der Antragsformulare an die Versicherten, das Adressmanagement sowie die Digitalisierung der persönlichen Daten und Fotos.



Im darauf folgenden Leistungsmodul produziert die Deutsche Post die elektronische Gesundheitskarte. Unter anderem erstellt sie die erforderlichen Sicherheitszertifikate und PIN-Nummern. Schließlich gehört auch das spätere Karten- und Applikationsmanagement zum Angebots-Portfolio der Deutschen Post.



Das gesamte Leistungsangebot zur elektronischen Gesundheitskarte ist modular aufgebaut. Gesetzliche Krankenkassen und später auch private Krankenversicherungen können die Deutsche Post für einzelne Module, wie aktuell das Antragsmanagement, beauftragen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, alle Leistungen rund um die Gesundheitskarte aus einer Hand zu beziehen.



Sie finden uns auf der DMS Expo in Halle 1, Stand 1035.

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