COLLEGA erwartet die Einführung von De-Mail noch in 2010

(PresseBox) (Buch am Erlbach, ) "De-Mail - so einfach, wie E-Mail, so sicher wie Papierpost". Nach jahrelangen Ver­zögerungen soll noch in diesem Jahr die Einführung für alle Teilnehmer erfolgen.

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte warten dringend auf eine sichere Lösung des E-Mail-Versands. Das bisherige Verfahren eignet sich nur, wenn die Daten verschlüsselt werden. Das scheitert in der Praxis oft an der Schwerfällig­keit der angebotenen Verschlüsselungssoftwares.

Mit De-Mail sollen die Identität der Kommunikationspartner sowie die Zustellung der De-Mails zweifelsfrei nachgewiesen werden. Die Inhalte einer De-Mail können auf dem Weg nicht mitgelesen oder gar verändert werden. Aufgrund der zwingenden An­gabe des registrierten Absenders werden Spams vermieden.

De-Mail soll verschiedene Versandarten, die mit einem Brief oder einem Einschreiben vergleichbar sind, ermöglichen. Besonders wichtig ist die Versandart "De-Mail-Ein­schreiben". Der Absender soll eine qualifiziert elektronisch signierte d. h. "unterschriebene" Bestätigung darüber erhalten, wann und an wen die Nachricht verschickt wurde und wann sie in das Postfach des Empfängers eingestellt wurde. Damit soll der Eingang einer De-Mail beim Empfänger jederzeit zweifelsfrei nachge­wiesen werden.

Mit der Funktion "De-Safe" sollen wichtige elektronische Dokumente wie Kontoaus­züge, Vertragsunterlagen oder Urkunden sicher archiviert werden. Die Daten sollen verschlüsselt und vor Verlust und Manipulationen geschützt werden.

Die sechs Monate dauernde Pilotierungsphase mit Behörden, Verbänden, Unternehmern und Privatpersonen der Stadt Friedrichshafen wurde am 31. März 2010 abgeschlossen.

Die Einführung soll in der zweiten Jahreshälfte 2010 erfolgen. Vorher muss aber der Ge­setzgeber das in der letzten Legislaturperiode nicht mehr behandelte "Bürgerportalgesetz" verabschieden. Das haben die derzeitigen Regierungsparteien in ihrem Koalitionsvertrag auch so vereinbart.

Neben den bisher schon bestellten sechs werden wohl weitere Provider ausgewählt und zugelassen.

Bürger und Unternehmen, die an dem De-Mail-Verfahren teilnehmen möchten, müssen sich registrieren lassen und bekommen mit der Registrierung eine eindeutige De-Mail-Adresse, die für den Versand und Empfang von De-Mails und die erforderlichen Nachweise hierüber verwendet wird. Empfängern von De-Mails, die (noch) nicht registriert sind, soll der Inhalt der an sie gerichteten De-Mails dem Vernehmen nach per (Post)- Boten zugestellt werden.

COLLEGA Outlook Infodesk schafft schon jetzt - also vor Einführung von De-Mail - Ordnung in den E-Mail-Postfächern und zwar im Zusammenwirken mit Outlook, der meist verbreiteten Nutzungsoberfläche für E-Mails.

Die Wirkungsweise ist einfach und sicher: COLLEGA Outlook Infodesk integriert sich naht­los in Microsoft Outlook. Es besteht aus drei zentralen Modulen: (1) Zentrale Adressver­waltung mit Anzeige aller Vorgänge (Aufträge) zu einer Adresse. (2) Zentrale Vorgangs -/Projektverwaltung mit Dokumentenautomation und verschiedenen Ansichten (z.B. Wieder­vorlage, Verteilerlisten etc.). (3) Zentraler und dezentraler Terminkalender für alle Benutzer.

Jede eingehende Post wird einem Vorgang zugeordnet. Ausgehende Post wird aus dem Vorgang heraus erzeugt. Eingehende und ausgehende Post kann sein: E-Mail, De-Mail, Brief, Fax, Notiz über ein Telefongespräch oder jedes andere elektronische Dokument.

Bei Bedarf werden Wiedervorlage, Aufgabenverteilung, Mitarbeitersteuerung sofort oder später erledigt.

Es werden die in Outlook bereits vorhandenen Adressen genutzt - neue Adressen werden einfach hinzugefügt.

Alle Vorgänge werden den jeweiligen Adressen zugeordnet. In jedem Vorgang sind alle Dokumente vollständig vorhanden. Man findet alles sofort und sucht nicht in den verschie­denen Bereichen.

COLLEGA Outlook Infodesk ist kompatibel zu allen Büroorganisationsprogrammen, Finanzbuchführungsprogrammen und natürlich zu Microsoft-Office ab 2003. Der Einsatz für mehrere Nutzer setzt einen Exchange-Server voraus. Besondere Hardwareanforderungen bestehen nicht.

COLLEGA Outlook Infodesk und De-Mail.

Zumindest für eine Übergangszeit werden bei den Anwendern E-Mails neben De-Mails ein­gehen und gegebenenfalls auch versandt werden. Eine (fast) ausschließliche Nutzung von De-Mails hängt davon ab, wie rasch sich Unternehmen und Privatpersonen registrieren las­sen, um an dem Verfahren überhaupt teilnehmen zu können.

Selbstverständlich kann der Anwender von COLLEGA Outlook Infodesk diese beiden E-Mail-Verfahren ohne Unterschied be- und verarbeiten. Alles wird - wie bisher schon - in dem entsprechenden Vorgang abgelegt.

Ergebnis:

Die Neueinführung von De-Mail erfordert von bisherigen und künftigen Anwendern von COLLEGA Outlook Infodesk keinerlei Umstellungen, Anpassungen oder sonstige zusätzli­che Aufwendungen.

Die Angehörigen der eingangs genannten Berufe brauchen dringend mehr Sicherheit im E-Mail-Verkehr. Es ist daher zu hoffen, dass die Politik nach Jahren des Zögerns nunmehr zügig handelt.

Den Ankündigungen des Bundesministeriums des Innern handelt es sich bei De-Mail um kein "Behörden-Mail". Dennoch ist es zu wünschen und erforderlich, dass künftig alle Be­hörden und Gerichte (hierzu zählt der steuerberatende Beruf auch die Sozialversiche­rungsträger) sich dieses einheitlichen Verfahrens bedienen.

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