Projektmanagement nach Maß

Das Unternehmen

(PresseBox) (Obernburg, ) Engelbert Strauss GmbH & Co. KG ist ein international tätiges Versandunternehmen mit Sitz in Biebergemünd.

Mit der Erfahrung von gestern und viel Energie für morgen, ist es auch heute noch ein echtes Familienunternehmen.

Flexibilität, kurze Wege und schnelle Entscheidungen sind seit vielen Jahren ganz selbstverständlich. Die Mitarbeiter legen besonderen Wert auf Freundlichkeit, Vertrauen und persönliche Einsatzbereitschaft.

Großzügige Lagerhaltung von mehr als 10.000 Artikeln und modernste Logistik auf mehr als 40.000 Quadratmetern ermöglichen die sofortige Bearbeitung der Aufträge. Von der Bestellung bis zur Anlieferung vergehen meist nur 24 Stunden.

Die Aufgabenstellung

Es sollte eine durchgängige Dokumentation von allen Aktivitäten zum Projektmanagement der neuen Produkte, Produkt-Ideen und Verkaufsartikel erreicht werden.

Die Ziele

- Transparenz zu allen relevanten Einzelprojekten sowie deren Arbeitsschritten und Statuswerte
- Ablösung der papier- und ordnergestützten Organisation des Projektmanagements
- Konsolidierung aller Daten, Informationen, Aktivitäten und Dokumentationen zu einem Projekt in einem zentralen System
- Verbesserung der internen, abteilungs-übergreifenden Zusammenarbeit am jeweiligen Projektvorhaben
- Eindeutigkeit bei der Verteilung von Aufgaben bzw. Vorgängen zu einem Projekt
- Vorgangstransparenz und Termin-Tracking
- Abbildung, Steuerung und Kontrolle von Vorgangs-Abhängigkeiten
- Effizienzsteigerung bei der Projektbearbeitung durch Übernahme von vorhandenen Systemdaten, Stammdaten und Projektschablonen

Die Lösung

Für die Steuerung der Aktivitäten, Informationen, Verantwortlichkeiten, Bearbeiter - Zuweisungen, Liegezeitüberwachungen und dem Tracking der automatisierten Abhängigkeiten von Vorgängen etc. wurde der Einsatz der Workflowengine pc³.workflowmanagement bzw. GI7 Modul Workflow vorgesehen.

Das Design der Datenbank und die Navigation wurden, dem Wunsch der Projektverantwortlichen entsprechend, einfach, übersichtlich und auf die Terminologie der Engelbert Strauss angepasst. Eine "maßgeschneiderte Lösung", die auch dem eigenen Verständnis an Kundenorientierung entspricht.

Die Datenbank bietet die Möglichkeit alle Objekte, Projekte, Vorgänge und Formulare abzulegen und jederzeit darauf zugreifen zu können. Dies gewährleistet ein übersichtliches Daten- und Vorgangsmanagement.

Die Abwicklung der Vorgänge erfolgt in strukturierten Prozessschritten und wird durch Workflows gesteuert. Die Bearbeitungspläne werden durch Verwendung von Vorgangs- schablonen erstellt. Diese orientieren sich an der Projektart, Eigenentwicklungen oder Neuprodukten. Die komplette Bearbeitungshistorie wird dabei mitgeschrieben und ist jederzeit nachvollziehbar.

Der Aufbau der Masken ist sehr einfach und übersichtlich gestaltet. Der Anwender kann alles auf einen Blick erkennen und hat so schnell eindeutige Vorgangs-, Objekt- und Projekt- transparenz.

Integrierte Reporting-Funktionen via MS Excel erleichtern außerdem die Kommunikation mit Externen, so können alle Produktdaten mit einem Klick für die Übergabe an die Werbeagentur extrahiert werden.

Ein besonderes Augenmerk wurde auf das Informationsmanagement der Lösung gelegt. Nun erhält jeder Mitarbeiter täglich ein Newsletter, in dem alle offenen und anstehenden Aufgaben sowie die freigegebenen neuen Produkte publiziert werden.

Matthias Fischer Leiter IT & Organisation Kommentar:Mit Hilfe des PMS sind wir in der Lage, via Buttonklick alle Mitarbeiter über ein neues Produkt zu informieren.Mit dem PMS können alle Mitarbeiter weltweit in den Produktentwicklungsprozess eingebunden werden.

Highlight

Ein individuelles, ideales und maßgeschneidertes System zur strukturierten Abwicklung der komplexen Tätigkeiten mit permanenter Transparenz zu jedem Projekt-, Vorgangs- und Objektstatus.

Fazit

Individuelle Workshops sorgten für einen reibungslosen und schnellen Übergang aus der Test- u. Pilotphase in den Produktivbetrieb und schufen eine hohe Anwenderakzeptanz, die wesentlich zur erfolgreichen Einführung der Lösung beigetragen hat.

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