iW Suite: Produktivität leicht gemacht

(PresseBox) (Krefeld, ) iW Suite von Canon erleichtert Dokumentenverwaltung und optimiert Druckprozesse Dokumente leicht verwalten und Druckaufträge schnell abwickeln - die iW Suite von Canon macht es möglich. Damit wird die Aktenablage einfach und die Druckproduktion effektiv. Die Lösungen der iW Suite sind zudem leicht zu bedienen und bereits für kleinste Unternehmen geeignet.

Die iW Suite von Canon besteht aus dem iW Document Manager sowie dem iW Publishing Manager. Der Canon iW Document Manager schließt die Lücke zwischen den Canon imageRUNNER Systemen, Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten auf der einen Seite und einer benutzerfreundlichen digitalen Dokumentenverwaltung auf der anderen Seite. Denn unter der intuitiven Windows-Benutzeroberfläche bietet diese Canon Lösung die effiziente Verwaltung, Suche und Zugriff auf sämtliche Geschäftsdokumente.

Das kleine, aber leistungsfähige Softwarepaket wurde speziell für den Desktop-Alltag entwickelt. Canon deckt damit zusätzlich zu den professionellen Dokumenten-Managemant-Systemen ScanFile und FileDirector das untere Leistungssegment ab. Der iW Document Manager verwaltet alle Dokumente ebenso wie Scans aus Dokumentenscannern und Multifunktionsgeräten. Der Clou: Durch den internen Index findet der Document Manager Inhalte nach Stichworten in gespeicherten Dateien. Ein leistungsfähiges Werkzeug zur Volltextsuche ist ebenfalls integriert. Mit dem iW Document Ma-nager wird damit die Suche nach Dokumenten so einfach wie deren Erfassung. Die Suchergebnisse präsentiert der Document Manager dann als Liste oder Thumbnails in einer Übersicht. Aufwendiges Blättern nach Begriffen entfällt damit, vor allem dann, wenn es einmal schnell gehen soll. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können auf diese Weise leicht Ordnung in ihre Geschäftspapiere und Arbeitsabläufe bringen und die Organisation beschleunigen.


Synergieeffekte mit Ausgabesystemen

Im Zusammenspiel mit Multifunktionssystemen der Serie image-RUNNER, Kopierern, Druckern, Scannern und Faxgeräten ergeben sich im Alltag viele Synergien im Einsatz mit dem iW Document Manager. So lassen sich etwa die Postfächer der imageRUNNER (iR) auslesen und die Dokumente daraus verteilen. Anders herum können Anwender gescannte Dokumente aus den iR-Systemen per Knopfdruck in die Ordnerstrukturen des Document Manager übertragen. Papier wird so einfach zur digitalen und intelligent verwalteten Information. Zusätzliche Erfassungsmöglichkeiten für Papierdokumente und Dateien bietet der integrierte iW Scan Manager. Verschiedenste Dokumente in Papierform, wie Bücher, Illustrationen, Fotos und Grafiken, können über einen beliebigen TWAIN-kompatiblen Scanner in die iW Document Manager Software importiert und anschließend indiziert und archiviert werden.

Aus dem iW Document Manager heraus lassen sich alle Dateien sehr leicht via Drag & Drop in die Ausgabe übertragen. Ob Drucker, Fax oder E-Mail - wenige Schritte reichen dafür aus. Leichter wird auch die Arbeit mit verschiedenen Formaten: Der iW Document Manager kann mehrere Dokumente und Formate in einer PDF-Datei zusammenfassen. Die iW Document Manager Workgroup bietet darüber hinaus den direkten Zugriff auf Informationen unabhängig vom Standort des Anwenders. Durch den Zugriff via Browser können so auch Außendienstler und Mitarbeiter vom Home Office aus mit der Lösung arbeiten.


Der Publishing Manager macht Druck

Mit dem Canon iW Document Manager sparen Unternehmen beim Auffinden von Informationen Zeit und Geld beim Umgang mit Dokumenten. Der iW Publishing Manager erweitert diese Möglichkeiten bei Bedarf noch und sorgt für eine einfache Druckproduktion. "Das Zusammenspiel von Publishing- und Document Manager zeichnet sich durch das eigene .iwd Datenformat aus. Die bearbeiteten Dateien lassen sich über dieses Datenformat zwischen den beiden Softwarelösungen ohne Probleme und ohne Datenverlust austauschen", sagt Karl Philipp Konietzny, Product Manager Solutions bei Canon Deutschland.

Basierend auf dieser Fähigkeit, unterschiedliche Dokumente und Formate zu kombinieren, sorgt der Publishing Manager für das leichte Handling komplexer Druckaufträge auf einem Canon-Drucksystem. Wie in einem Dateimanager lassen sich unterschiedliche Dateiformate wie zum Beispiel Text, Tabellen und Präsentationen zu einem Dokument zusammenführen und zur Ausgabe an ein Canon-Drucksystem weiterleiten. Einfach praktisch: Die mit der iW-Suite erstellten Dokumente sind weiterhin editierbar. Ob Nachbearbeitungen oder Anmerkungen vor, während und nach einer Produktion: Jeder Druckauftrag lässt sich für individuelle Zwecke ohne großen Verwaltungsaufwand leicht modifizieren.


Überblick statt nervender Umwege

Mit dem iW Publishing Manager hat Canon eine Lösung entwickelt, die Unternehmen echte Produktivitätsvorteile beim Drucken bringt: Etwa bei der Produktion von Broschüren oder Katalogen, an denen viele Mitarbeiter beteiligt sind. Noch allzu oft verschlingt das händische Kopieren von Seiten ebenso Zeit wie das Zusammenführen heterogener Dateiformate und die abschließende Schlusskorrektur. Mit dem Publishing Manager erhalten alle an einem Projekt Beteiligte einen transparenten Zugriff und Überblick.

Von den Fähigkeiten des iW Publishing Managers profitieren Hausdruckereien und Arbeitsgruppen in größeren Unternehmen ebenso wie kleine und mittlere Betriebe, die regelmäßig ein hohes Druckaufkommen haben. Ob MS Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat und andere Formate: Alle Dateien werden in einem iW-Dokument zusammengetragen und miteinander kombiniert. Über den Annotation Editor, dem Werkzeug für die Bearbeitung der Dateien, fügen die Anwender bequem Anmerkungen in Form von Texten, Bildern, Linien, Umrissen oder auch Wasserzeichen hinzu. Es lassen sich Seiten verschieben und Objekte aktualisieren. Sämtliche Weiterverarbeitungsfunktionen für das Dokument, wie zum Beispiel Falzen, Sortieren und Einfügen von Trennblättern, sind zentral im iW-Dokument gespeichert und müssen bei späteren Aufträgen nicht erneut hinzugefügt werden. Die zentrale Datei kann auf dem lokalen PC, innerhalb des Netzwerks oder auf dem Client PC im Document Manager gespeichert werden.


Für den professionellen Auftritt nach außen

Gezieltes Output Management wird immer wichtiger für eine erfolgreiche Kundenansprache und -pflege durch gezielte und professionelle Außenwirkung. Die Funktionen des iW Publishing Manager unterstützen dies durch intelligente Module wie den Variable Printing Editor. Damit können dem .iwd Dokument statische und dynamische Felder aus einer Datenbank hinzugefügt werden. Druckaufträge mit Außenwirkung wie Geschäftsberichte, Angebote oder Marketingmaterialien werden mit Hilfe der grafischen Benutzeroberfläche auf einfache Weise personalisiert. Das sorgt für den professionellen Auftritt beim Kunden. Auch hier gilt wie beim iW Document Manager: Die Anwender benötigen keine besondere Schulung und können direkt nach der Installation komplexe Dokumente selbst erstellen: Kleine Lösungen erzielen also große Wirkung.


Ein Plus an Leistung mit dem Publishing Manager Pro

Aufbauend auf dieser Lösung bietet Canon zudem den iW Publishing Manager Pro an und rundet damit die iW-Suite ab. Die Pro-Version für das Zusammenstellen und Editieren von Dokumenten für den Druckvorgang unterstützt die professionelle Produktion größerer Volumen und ist vor allem für Agenturen und Druckdienstleister interessant. Ebenso wie der Publishing-Manager führt der Publishing Manager Pro Dateien aus verschiedenen Quellen in einem iW-Dokument zusammen und verarbeitet Datenbank-Informationen. Ergänzend zum iW Publishing Manager erlaubt die Pro-Version die einfache Digitalisierung analoger Informationen über die integrierte Scan- und Bildbearbeitungsfunktionalität. Änderungen an einem Publishing Manager Pro-Dokument können vom Druckdienstleister oder Kunden in jeder Phase des Produktionszyklus vorgenommen werden, ohne dass dabei das gesamte Dokument neu erstellt oder formatiert werden muss. Die Zentraldokumente im Format .iwd können auch als TIFF-Bilder oder für Proofing-Zwecke als PDF-Dokument abgelegt werden. So lassen sich unerwünschte Änderungen durch den Empfänger ausschließen.

Für gezielte Direktmailings und One-to-One-Marketing-Aktionen, die in Zeiten des Customer Relationship Management zunehmend an Bedeutung gewinnen, bietet der Publishing Manager Pro den variablen Datendruck. Kundendokumente werden einfach mit persönlichen Daten verknüpft und direkt auf einem imageRUNNER-Multifunktionssystem ausgegeben. Personalisierte Mailings werden so leicht gemacht.


Die Zeitersparnis ist direkt messbar

"Der iW Publishing Manager Pro reduziert die Zeit, die mit der Zusammenstellung und dem Drucken von Berichten, Projektvorschlägen oder Newslettern verbracht wird und gestaltet den gesamten Prozess der Dokumenterstellung einheitlich", so Karl Philipp Konietzny. Damit erfüllt Canon die Kundenanforderungen nach erweiterten Scan-Möglichkeiten, variablem Datendruck und noch mehr Komfort beim Zusammenstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Was die Endverarbeitung von Dokumenten angeht, sorgt der Publishing Manager dafür, dass nicht nur bei der ersten Erstellung Zeit gespart wird, sondern auch bei jedem erneuten Ausdruck. Im Zusammenspiel mit einem Canon Drucksystem können die verfügbaren Weiterverarbeitungsoptionen angewählt werden. Viele dieser Funktionen lassen sich für jedes individuelle Kapitel oder auch für einzelne Seiten festlegen. Sämtliche Weiterverarbeitungsfunktionen werden in einem speziellen Job-Ticket für den zukünftigen Gebrauch gespeichert. "Die Kombination aus iW Document Manager und iW Publishing Manager stellt eine kleine Lösung mit großem Nutzen dar", fasst Karl Philipp Konietzny in einem Satz die iW Suite zusammen.

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