Drucklösungen von Canon bieten hohe Sicherheit bei der Ausgabe und der Verteilung von Dokumenten

(PresseBox) (Krefeld, ) Das Thema Sicherheit hat in den vergangenen Jahren die Gemüter bewegt. Die Absicherung moderner Drucksysteme wird dabei in der Regel wenig beachtet. Auch das Drucken lässt sich auf vielfältige Weise sicher gestalten, wie die Lösungen von Canon beweisen. Von der biometrischen Identifikation bis zum verschlüsselten Datenstrom bietet Canon vielfältige Lösungen für ein abgestuftes Sicherheitskonzept in Unternehmen.

Das Problem ist bekannt: Vertrauliche Dokumente werden noch allzu oft auf dem lokalen Arbeitsplatzdrucker ausgegeben - zu meist deutlich höheren Kosten als auf einem zentralen Abteilungsdrucker oder Multifunktionssystem. Immer mehr Unternehmen hingegen setzen auf den preiswerten Druck mit imageRUNNER-Systemen, die in Abteilungen offen zugänglich sind. Deren zahlreiche Funktionen erhöhen den Arbeitskomfort. Die Vertraulichkeit soll gleichwohl erhalten bleiben, ob bei Verträgen der Personalabteilung oder Finanzinformationen aus der Buchhaltung. Auch dem "Verschwinden" von Ausdrucken wollen Firmen und Behörden einen Riegel vorschieben.

Als Spezialist für Multifunktionssysteme bietet Canon hier komplette Lösungen für unterschiedliche Szenarien an. Heutige Multifunktionssysteme verfügen nicht nur über Funktionen wie Faxen, Drucken, Kopieren und Scannen, sondern bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Dateien in Mailboxen zu speichern und diese innerhalb des Netzwerks oder per E-Mail zu versenden. Diese Systeme enthalten Komponenten wie Prozessoren, Festplatten, Arbeitsspeicher und Netzwerkschnittstellen und hinterlassen bei der Arbeit digitale Spuren auf ihren Speichermedien. Dies trifft auch auf die meisten Netzwerkdrucker zu. Drucksysteme müssen daher Teil eines ganzheitlichen Sicherheitskonzeptes sein. Canon begegnet dieser Herausforderung mit serienmäßigen Sicherheitsleistungen in drei Schlüsselbereichen: Sicherheitseinstellungen am System, Netzwerk- und Druck-Sicherheitseinstellungen sowie optionalen Canon-Sicherheitslösungen.

Sicherheit lokal: Der Grundschutz für das Multifunktionssystem

In der Grundausführung sind Multifunktionssysteme von Canon mit dem Single Sign On-Verfahren (SSO) ausgerüstet: Das Bedienfeld eines imageRUNNER bleibt so lang gesperrt, bis sich der Anwender mit seinem Benutzernamen und Kennwort angemeldet hat und so über den Active Directory Service eindeutig identifiziert wird. Ebenso werden die Systemeinstellungen sowie die persönliche Mailbox jedes Users auf dem System mit einem Kennwort geschützt. Auf diese Weise wird verhindert, dass unbefugte Benutzer die Systemeinstellungen ändern können. Eine Alternative für kleinere Unternehmen ohne zentrale Benutzerverwaltung ist SDL - Simple Device Login. Alle neuen imageRUNNER-Systeme verwalten bis zu 1.000 Anwender selbst, die Anmelderechte sind lokal auf dem System hinterlegt.

Noch einfacher: Die Personal Mailbox

Eine weitere Möglichkeit, sich per Single Sign On sicher am System anzumelden, ist die Personal Mailbox: Durch die Installation der Personal Mailbox auf einem imageRUNNER können Benutzer sich mit dem gleichen Benutzernamen anmelden, den sie an ihrem Arbeitsplatzrechner verwenden. Diese Lösung kommt in Frage, wenn Unternehmen auf die Identifikation mit Karten oder PIN-Eingabetastaturen verzichten möchten. Benutzername und Kennwort aus dem PC-Netzwerk reichen dafür aus: Am Drucksystem wählt der Benutzer seine Personal Mailbox an und gibt sein Kennwort ein - und schon können seine eigenen vertraulichen Dokumente in der Vorschau betrachtet, gedruckt oder gelöscht werden. Sicherheitsprotokolle gewährleisten dabei, dass der jeweilige Benutzer nur auf seine eigene Ausgabe Zugriff hat. Die Personal Mailbox basiert auf Canons MEAP-Plattform (Multifunctional Embedded Application Platform).Die Java-basierende Softwareplattform ist die Grundlage für individuelle Anwendungen auf Canons multifunktionalen iR-Systemen.

Vertraulichkeit und Transparenz mit Zusatzmodulen

Zusätzliche Sicherheit bietet das Secure Printing-Modul innerhalb der bewährten Workflow-Lösung uniFLOW. Anwender, die mit sensiblen Unternehmensdaten arbeiten, können ihre vertraulichen Dokumente am Arbeitsplatz wie gewohnt an den Drucker senden. Erst nachdem sie sich an einem beliebigen Druckausgabesystem im Netzwerk identifiziert haben, können die Anwender dort auch ihre Ausdrucke in Empfang nehmen. Für eine solche Identi?kationslösung bietet Secure Printing die nötigen Schnittstellen. Egal ob sich ein Unternehmen für Kartenleser, Fingerabdruckleser oder Tastaturen entscheidet: Sie alle lassen sich am Drucksystem, etwa einem imageRUNNER, integrieren und werden dann durch uniFLOW Secure Printing verwaltet.

Wie etwa der Fingerabdrucksensor MIND des Canon-Partners NT-Ware. Der Fingerabdruck ermöglicht die sichere Identifizierung eines Mitarbeiters am Druck- oder Kopiersystem. Der Druck erfolgt so nicht nur vertraulich, auch lassen sich gleichzeitig die Kosten eindeutig einem Verursacher zuweisen. Gleichfalls lassen sich so Systeme für bestimmte User sperren - die Möglichkeiten sind vielfältig. Auch andere Identifikationssysteme wie Magnet- oder Chipkarten und PIN-Tastaturen lassen sich durch das MIND-System anbinden. Die Konfiguration erfolgt einfach über den uniFLOW-Server, Fingerabdrücke für die Benutzer lassen sich direkt über den Fingerabdrucksensor einlesen und speichern.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Vertrauliche Dokumente sind sicher, der Verlust von Ausdrucken ist ausgeschlossen, die Kosten transparent. Zudem kann der Anwender seine Druckaufträge überall abrufen.

Verschlüsselte Daten gegen Lauscher

Die Druckdaten können für die Übertragung vom PC zum imageRUNNER künftig standardmäßig verschlüsselt werden. Mit dieser Technologie erweitert Canon den Grundschutz für das sichere Drucken von Dokumenten in Unternehmen. Aus einem abgehörten Druckdatenstrom lässt sich kein Rückschluss auf den Inhalt des Dokumentes ziehen. Verschlüsseltes Drucken wird ab September 2005 für alle aktuellen imageRUNNER-Systeme ab iR2270 verfügbar sein.

Verschlüsselung gibt es auch für PDF-Dateien, um zu versendende Dokumente abzusichern. Beim Scannen am Multifunktionssystem lässt sich die dabei erstellte PDF-Datei am Bedienfeld mit einer kennwortgeschützten 128-Bit- Verschlüsselung versehen. Wird die Datei im Netzwerk eingestellt, können nur berechtigte Mitarbeiter mit dem richtigen Kennwort die Datei öffnen.

Gegen ungebetene User im Netzwerk

Canon stellt Netzwerk-Administratoren zudem Setup-Programme zur Verfügung, mit denen sie spezifische Netzwerkprotokolle und Druckanwendungen aktivieren und deaktivieren können. In der Praxis heißt das, dass sich sowohl die unerwünschte Nutzung des Systems oder auch der Zugriff darauf über gebräuchliche Transportprotokolle verhindern lässt. Dies kann auf vielfältige Weise geschehen und richtet sich nach den Erfordernissen im Unternehmen: Über die Einstellung von IP-Adressbereichen können Systemadministratoren bestimmten IP-Adressen den Zugriff auf Multifunktionssysteme gestatten oder untersagen. Da jeder Mitarbeiter im Unternehmensnetz eine eigene Adresse hat, ist dies bereits eine wirkungsvolle Filtermaßnahme. Gleiches gilt für die Einstellung von MAC-Adressen (Media Access Control). Jede MAC steht für eine Hardware-Adresse, die jeden Netzwerkknoten weltweit eindeutig kennzeichnet. Schließlich ergänzt als Standardlösung noch die verschlüsselte Netzwerkkommunikation über HTTPS das Sicherheitskonzept.

Sicherheit für Fortgeschrittene: Datenschutz im Hintergrund

Ob Anwalt, Finanzdienstleister, Arzt oder Handwerksbetrieb: Jedes Unternehmen arbeitet mit Daten, die geschützt werden müssen. Der Inhalt eines auf einem Digitalsystem kopierten Dokumentes ist freilich nicht nur auf dem Papier vorhanden, sondern auch im Zwischenspeicher wie z.B. einer Festplatte. Diese Daten sind prinzipiell rekonstruierbar. Da die Rückkehr zu analogen Verfahren ist keine Alternative ist, setzt Canon auf die konsequente Prüfung und Vertiefung moderner Sicherheitstechnik und Dienstleistungen. Ein Sicherheitskonzept für das Drucken muss darum auch an den technischen Grundlagen des Ausgabesystems ansetzen. Für höchste Anforderungen bietet Canon darum spezielle und individuell anpassbare Sicherheitslösungen.

Dazu zählt die sichere Dokumentenverteilung: Spezielle Module ermöglichen eine dedizierte Integration der Canon-Multifunktionssysteme in bestehende Anwendungen, aus denen Dokumente ausgegeben werden sollen. Das können Mail- oder Dokumentenmanagementsysteme sein. So erreichen Unternehmen die genaue Kontrolle über den Ausgabeweg. Zu den optionalen Maßnahmen zählt auch der Festplattenaustausch vor Ort: Bei der Rücknahme oder dem Standortwechsel eines Multifunktionssystems können Canon-Kunden die interne Festplatte nach Vereinbarung behalten.

Digitaler Reisswolf: Das Canon Security Kit

Das Canon Security Kit ist ein spezielles Softwaresystem, das während des Betriebes eines iR- und CLC-System die angefallenen Daten nach dem Druck überschreibt und damit dauerhaft löscht. Das gilt auch für das Löschen von Dokumenten aus einer Mailbox, für temporäre Daten und Spooldaten. Informationen aus den Logfiles sind für die Benutzer ebenfalls nicht mehr sichtbar. Ein Extra an Sicherheit bietet die optionale 168 Bit starke Chiffrierung von Konfigurierungen und zwischengespeicherte Daten auf der Festplatte.


Fazit: Aus all diesen Möglichkeiten, von den Standardsicherheitsfunktionen über optionale Erweiterungen bis zu individuellen Sicherheitsvereinbarungen, ergibt sich das abgestufte Canon-Konzept für sicheres Drucken. Für jedes Unternehmen ist die richtige Lösung dabei.

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