Die Suche im Kartenschrank war gestern

inksniederrheinische Entwässerungs-Genossenschaft - LINEG - verwaltet digitalisierte Zeichnungen und Pläne mit FileDirector

(PresseBox) (Krefeld, ) Zu Beginn des vorigen Jahrhunderts begann der Steinkohleabbau am linken Niederrhein. Die in der Folge auftretenden Bodensenkungen bedingten die Regulierung des Grundwasserstandes und des Abflusses der oberirdischen Gewässer, wenn die Landschaft weiterhin bewohnbar und nutzbar bleiben sollte. Die Gründung der LINEG im Jahr 1913 gab den gestellten Aufgaben - Regulierung der Oberflächengewässer und des Grundwassers - den gesetzlichen Rahmen. Bis heute sind die Aufgaben der LINEG größer und vielfältiger geworden, sodass in dem 624 km² großen Verbandsgebiet von Xanten bis Krefeld auch die Unterhaltung der Gewässer und die Abwasserbeseitigung der Kommunen durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang plant, baut und betreibt die LINEG die notwendigen Anlagen und Leitungen. Rund 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um die Erfüllung dieser gesetzlichen Aufgaben und erstellen - vornehmlich in den technischen Fachbereichen - eine Vielzahl von Dokumenten in den Formaten A3 bis A0.

Sämtliche Planungsunterlagen, Ausführungs- und Bestandszeichnungen der LINEG-Anlagen und -Leitungen sind als Lagepläne, Schnitt- und Detailzeichnungen in Akten, Plankammern oder auf Datenträgern archiviert.
Hierbei ist ein wichtiger Aspekt, die Archivierung der Bestandsunterlagen als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden und als Grundlage hausinterner Planungsvorhaben zu gewährleisten. Darüber hinaus dienen die Dokumente dazu, Anfragen der Städte, Gemeinden und Bauunternehmen bzgl. vorhandener LINEG-Anlagen und -Leitungen zu beantworten oder Fragen der Entwässerung abzuklären. Bei entsprechenden Vorhaben werden Dokumente aus den einzelnen Fachbereichen zusammengetragen, vervielfältigt und der Anfrage entsprechend weitergeleitet. "Das Auffinden und Vervielfältigen dieser Unterlagen der einzelnen Fachbereiche innerhalb der LINEG für interne und externe Zwecke verursachte stets einen nicht geringen Aufwand", sagt Johannes-U. Bossert aus dem Fachbereich Vermessung der LINEG. Unzureichende Akten- und Planverzeichnisse erschweren oft diese Aufgabe. Außerdem waren in der Vergangenheit die im Großformat A2 bis A0 vorliegenden Zeichnungen nur sehr aufwendig im Lichtpausverfahren zu vervielfältigen. Ergänzende Unterlagen im Format A4 und A3 mussten in Aktenordnern gesucht und den Planunterlagen als Kopie beigefügt werden. Die Bearbeitung einzelner Anfragen gestaltete sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als sehr zeitintensiv.

Vor diesem Hintergrund gab es bereits 2003 erste Überlegungen, eine gut strukturierte digitale Archivierung aufzubauen und die zum großen Teil nur einmalig in Akten oder Kartenschränken vorhandenen analogen Dokumente vor Verlust zu sichern. "Dies hat uns dann veranlasst, den gesamten analogen Kartenbestand durch Scannen digital zu erfassen und zu sichern", so Johannes-U. Bossert.

Seit dem Jahr 2005 kann die LINEG ihre Aufgaben noch zukunftssicherer erledigen, denn der gesamte vermessungstechnische Kartenbestand wurde eingescannt und wird heute effizient mit dem System FileDirector verwaltet.

In Zusammenarbeit mit dem Systemhaus Schröter in Kempen entschied sich die LINEG im Jahr 2004 für eine modulare Lösung. Gute Eingangsvoraussetzungen waren durch vorhandene Erfassungsgeräte gegeben: Ein Tischscanner von Canon erfasst die Akten im Format DIN A4 und für die digitale Erfassung der Karten in den Formaten bis DIN A0 war bereits ein Großkopiersystem angeschafft worden. Durch den Kontakt zu Canon wurde klar, dass für die digitale Verarbeitung der Scans das Dokumentenmanagementsystem FileDirector eingesetzt werden sollte, das sich als leistungsfähiges und offenes System anbot. Die vorhandene Hardware (PC´s, Scanner, Drucker) ließ sich über geeignete Schnittstelle gut an FileDirector anbinden.

Bis Ende 2004 wurden bei der LINEG mit dieser Lösung mehr als 8.000 Zeichnungen und Pläne in den Formaten DIN A3 bis DIN A0 in das digitale TIF-Format überführt. Damit verfügt der LINEG-Fachbereich Vermessung heute über komplette digitale Kartenbestände. Weitere Bereiche wie die Liegenschaftverwaltung, die Planungs- und Bauabteilung sollen folgen. Bei Bedarf sind die im Programm FileDirector geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heute leicht in der Lage, die Dokumente auf dem Desktop herauszusuchen und den Druck der Pläne auf den eingerichteten Druckern und Plottern direkt vom Arbeitsplatz anzustoßen. Fortlaufend wird das Archiv durch neu erstellte und veränderte Dokumente ergänzt. Es liegt nun ein sicherer Datenbestand auch der ältesten Unterlagen mit einer homogenen Archivstruktur vor.

Ein typischer Fall für die Nutzung der archiverten Dokumente im LINEG-Alltag sind interne und externe Anfragen zur Lage von LINEG-Anlagen und -Leitungen zur Durchführung von Bauprojekten. Heute reicht ein Mausklick, um die gewünschten Unterlagen aufzurufen: "Mit FileDirector finden wir unsere Pläne leicht, denn alle Anlagen haben wir über die Kostenstellen als LINEG-weit eindeutigen Index verschlagwortet, die wir neben weiteren Kriterien in die Suchmaske eingeben", erläutert Bossert.

Weiterer Nutzen von FileDirector: Verträge der Liegenschaftsverwaltung über sämtliche von der LINEG genutzten Grundstücke wurden durch einen externen Dienstleister von Mikrofiches gescannt und für FileDirector digital aufbereitet. Auch diese Informationen lassen sich nun als digitale Dokumente via FileDirector aufrufen.

Die Anpassung des Systems bei der LINEG erledigte der Canon-Partner Spielberg Software, Hersteller von FileDirector. Das Dokumentenmanagementsystem läuft bei der LINEG unter Windows XP, als Datenbank dient der Microsoft SQL Server. Geplant ist, die Lösung von derzeit 20 auf 100 Anwender auszuweiten.

Diese Pressemitteilungen könnten Sie auch interessieren

News abonnieren

Mit dem Aboservice der PresseBox, erhalten Sie tagesaktuell und zu einer gewünschten Zeit, relevante Presseinformationen aus Themengebieten, die für Sie interessant sind. Für die Zusendung der gewünschten Pressemeldungen, geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse ein.

Es ist ein Fehler aufgetreten!

Vielen Dank! Sie erhalten in Kürze eine Bestätigungsemail.


Ich möchte die kostenlose Pressemail abonnieren und habe die Bedingungen hierzu gelesen und akzeptiert.