BMWi/BME-Verbundprojekt REPROC: Prozessmodell für elektronische Beschaffung besteht den Praxistest

(PresseBox) (Frankfurt, ) Die öffentliche Hand bei der Umstellung der Beschaffung auf medienbruchfreie elektronische Prozesse zu unterstützen ist das Ziel des vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) initiierten Verbundprojektes REPROC - References Procurement. Dadurch sollen Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen im öffentlichen Sektor erreicht werden. Neben den Beschaffungsstellen werden auch die Anbieter von effizienteren Beschaffungsprozessen profitieren - vor allem KMU. Das Projekt wird gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi).

Der BME hat in einem ersten Schritt mit Verbundpartnern der öffentlichen Hand ein einheitliches Basis-Prozessmodell entwickelt. Das Modell bildet erstmals den Gesamtprozess der öffentlichen Beschaffung von der Bedarfsentstehung über die Vergabe bis hin zur Bedarfsdeckung lückenlos ab. Es wird derzeit beim REPROC-Verbundpartner Hessen in einem Pilotprojekt evaluiert. Die Umsetzung erfolgt dabei durch das Hessische Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) im Hessischen Finanzministerium, durch das Präsidium für Technik, Logistik und Verwaltung der Hessischen Polizei (PTLV) und durch das Hessische Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Landesentwicklung, Wiesbaden.

In den drei hessischen Institutionen findet ein Abgleich des REPROC-Prozessmodells mit den dort vorhandenen Beschaffungsprozessen statt. Im Fokus stehen dabei Vollständigkeit, Optimierungspotenziale, Individualisierungsbedarf und eine quantitative Aufwandsermittlung.

Die Bedeutung des Projekts zeigt sich daran, dass die REPROC-Evaluierung in Hessen auch politisch abgesegnet wurde. "Durch den Beschluss des Kabinettsausschusses Verwaltungsreform war der Weg frei zur Umsetzung von REPROC", sagt Stefan Müller vom Hessischen Wirtschaftsministerium. "Der Abgleich mit dem Prozessmodell führte zu einer Auseinandersetzung mit der bestehenden Beschaffungsorganisation. REPROC bietet eine sehr gute Möglichkeit, den Status quo der vorhandenen Prozesse aufzugreifen und Optimierungspotenziale zu ermitteln", so Müller.

Für das PTLV ist wichtig, dass das REPROC-Prozessmodell auch die Prozesse abdeckt, die über die Beschaffung von Standardprodukten hinausgehen. "Das PTLV engagiert sich im Projekt REPROC, damit auch eine zentrale Beschaffungsstelle mit den Besonderheiten beschränkter Märkte und dynamischer Anforderungen an Bedarfsträger beteiligt ist", sagt Dieter Laux, Leiter Beschaffung beim PTLV. So sei zum Beispiel das Justiziariat bisher in Beschaffungsprozessen nicht ausreichend berücksichtigt worden. "Der Ansatz von REPROC, alle Projektbeteiligten medienbruchfrei an der elektronischen Bearbeitung der Beschaffungsprojekte zu beteiligen, wird deren Bearbeitung innerhalb des PTLV und die Überwachung des Projektfortschritts außerhalb des PTLV ermöglichen", so Laux.

Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses

Die Entwicklung des Prozessmodells wurde von öffentlichen Auftraggebern aller Ebenen (Bund, Ländern, Kommunen, Selbstverwaltungskörperschaften) unterstützt. Ausgewählte Institutionen werden in den kommenden Monaten ihre Beschaffungsprozesse ebenfalls mit dem REPROC-Prozessmodell abgleichen, u.a. die Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg, und die Deutsche Rentenversicherung Bund, Berlin. "Positiv ist, dass bei REPROC der gesamte Beschaffungsvorgang breit abgebildet wird, so dass viele öffentliche Auftraggeber das Prozessmodell evaluieren können", sagt Sabine Schmidt von der Bundesagentur für Arbeit.

Für den BME ist die Sicht externer Praktiker auf das REPROC-Prozessmodell ein entscheidender Faktor. "Erst im Abgleich des Modells mit den bisherigen Beschaffungsprozessen durch die Nutzer zeigt sich die Praxistauglichkeit von REPROC. Die Erfahrungen aus Hessen tragen außerdem dazu bei, den Aufwand für die Einführung des Prozessmodells besser abschätzen zu können", erklärt REPROC-Projektleiterin Martina Jungclaus vom BME.

Derzeit wird eine Prozess-Dokumentation für REPROC erstellt, die andere potenzielle Anwender bei der Evaluierung unterstützen soll. Mitte 2011 werden die Ergebnisse in Form eines Pflichtenheftes vorliegen.

Das REPROC-Prozessmodell ist veröffentlicht unter www.reproc.de

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